Check anfragen

KI-Prozessautomatisierung für Schweizer KMU

KI Automatisierung in der Schweiz: Weniger Administration, mehr Zeit fürs Kerngeschäft

Wir verbinden deine bestehenden Programme wie Bexio, Abacus, Microsoft 365 und dein CRM zu verlässlichen Abläufen: Kreditorenbelege auslesen, Offerten vorbereiten, Arbeitsrapporte abgleichen und Kundenanfragen beantworten. Bei Geld, Verträgen und Kundenkontakt gibt weiterhin dein Team frei.

Automatisierungs-Check anfragenKostenlos und unverbindlichSo läuft ein Projekt ab
  • Datenschutz nach Schweizer revDSG und DSGVO
  • Läuft in deinen bestehenden Tools ohne Softwarewechsel

Teure Arbeitszeit für Routine

In Schweizer KMU sind qualifizierte Mitarbeitende knapp und Arbeitsstunden teuer. Trotzdem geht jeden Tag wertvolle Zeit für das Abtippen von Belegen, Offerten und Rapporten verloren.

  • Daten wandern von Hand zwischen Postfach und ERP

    Kundenanfragen, Bestellungen und Kreditorenrechnungen landen im E-Mail-Postfach und werden manuell in Bexio, Abacus, das CRM oder Excel übertragen.

  • Offerten bleiben am Abend oder Wochenende hängen

    Vom Erstgespräch oder Aufmass bis zur fertigen Offerte vergehen oft Tage, weil Positionen, Preise und Kundendaten aus mehreren Quellen zusammengesucht werden müssen.

  • Fehlenden Belegen und Rapporten hinterherlaufen

    Ob in der Buchhaltung, im Treuhandbüro oder auf der Baustelle: Fehlende Kreditorenbelege, Spesenquittungen und Arbeitsrapporte müssen einzeln eingefordert und geprüft werden.

  • Wissen steckt in einzelnen Köpfen

    Fällt eine Schlüsselperson im Innendienst oder in der Administration aus, geraten Abläufe ins Stocken, weil Prozesse nicht standardisiert im Hintergrund laufen.

  • Wachstum scheitert am Fachkräftemangel

    Mehr Aufträge bedeuten sofort mehr Büroarbeit. Wer die Administration nicht automatisiert, muss für jedes Wachstum zusätzliches Personal suchen.

Gezielte KI-Workflows übernehmen die Vorarbeit zwischen deinen Programmen.
Rechne in Franken nach, was dich manuelle Routine heute kostet.

Was kostet manuelle Routine dein KMU in Franken?

Stell die Regler auf deine Werte ein. Im kostenlosen Check rechnen wir das Potenzial anhand deiner echten Prozesse durch.

20 Std.
85 CHF
60 %

Mögliche Entlastung pro Jahr

552 Stunden

46.920 CHF

Gerechnet mit 46 Arbeitswochen. Das ist ein Rechenbeispiel auf Basis deiner Annahmen, keine Zusage.

Ergebnis im Check besprechenKostenlos und unverbindlich

KI-Lösungen für Unternehmen

Wir bauen KI-Automatisierungen nach Mass, die sich nahtlos in deine bestehende Schweizer IT-Landschaft einfügen. Dafür kombinieren wir zwei Bausteine.

Prozesse zwischen deinen Programmen automatisieren

Mit Workflow-Plattformen wie n8n verbinden wir E-Mail, ERP, Buchhaltung (z. B. Bexio, Abacus, SelectLine, KLARA) und Branchensoftware. Der Ablauf liest Dokumente aus, gleicht Stammdaten ab und bereitet Buchungen oder Offerten unterschriftsreif vor. Freigaben bei Zahlungen und Kundenkontakt bleiben bei deinem Team.

KI-Assistenten auf deinen eigenen Dokumenten

Wo Fachwissen aus Verträgen, Reglementen, technischen Datenblättern oder früheren Projekten gefragt ist, unterstützen KI-Assistenten dein Team. Sie durchsuchen deine internen Unterlagen in Sekunden, fassen Dossiers zusammen und liefern fundierte Entwürfe mit Quellenangabe.

Automatisierungs-Check anfragenKostenlos und unverbindlich

Typische Einsatzbereiche in Schweizer KMU

Vom Treuhandbüro in Zürich über den Handwerks- und Industriebetrieb im Mittelland bis zur Agentur oder dem Onlinehändler:

Kreditoren, QR-Rechnungen und Treuhand-Prozesse

Eingangsrechnungen, Spesenbelege und Bankbelege automatisch aus dem Postfach oder Kunden-Upload erfassen, mit Bestellungen abgleichen, kontieren und für Bexio, Abacus oder dein Buchhaltungssystem bereitstellen.

Offertenerstellung und Auftragsabwicklung

Aus Kundenanfragen, Pflichtenheften, Sprachnotizen oder dem Aufmass vor Ort entsteht automatisch ein sauber kalkulierter Offertenentwurf mit deinen hinterlegten Positionen und Preisen.

Arbeitsrapporte und Projektabrechnung

Stunden- und Regierapporte sowie Materialscheine von Mitarbeitenden automatisch einsammeln, auf Vollständigkeit prüfen, dem richtigen Auftrag zuordnen und als Rechnungsentwurf vorbereiten.

Betrieb nach Schweizer Datenschutz (revDSG)

Wir planen jeden Datenfluss vorab. Auf Wunsch betreiben wir deine Workflows auf dedizierten Servern in der Schweiz oder der EU, sodass Geschäftsgeheimnisse und Personendaten geschützt bleiben.

Sechs Abläufe, die in Schweizer Betrieben sofort Zeit sparen

Links siehst du den typischen manuellen Ablauf im Büroalltag, rechts die automatisierte Variante mit menschlicher Endkontrolle.

Typische Prozesse: heute und mit KI Automatisierung
ProzessHeuteMit KI Automatisierung
Kreditoren & BelegePDF-Rechnungen und Belege einzeln öffnen, Angaben abtippen und Kostenstellen von Hand zuweisen.Der Workflow liest Belege und QR-Rechnungen aus, gleicht sie mit Bestellungen ab und legt sie kontiert zur Freigabe vor.
OffertenKundenangaben aus Mails, Notizen und Preislisten mühsam in eine neue Offerte kopieren.Aus den Anfragedaten entsteht automatisch ein fertiger Offertenentwurf in deiner Software. Du prüfst und versendest.
KundenanfragenGemeinsames info@-Postfach sichten, Mails weiterleiten und Standardfragen immer wieder neu tippen.Anfragen werden erkannt, dem richtigen Dossier zugeordnet und direkt mit einem passenden Antwortentwurf versehen.
Rapporte & AbrechnungArbeitsrapporte und Materialnotizen am Monatsende einsammeln und von Hand in Rechnungen übertragen.Zeiten und Material fliessen laufend in den Auftragsentwurf. Am Monatsende gibst du die vorbereiteten Rechnungen frei.
Fehlende UnterlagenMandanten, Kunden oder Lieferanten einzeln per Mail an fehlende Dokumente und Angaben erinnern.Der Prozess erkennt fehlende Belege oder Angaben, fasst freundlich nach und meldet sich, sobald das Dossier komplett ist.
GeschäftsberichteJeden Monat Umsätze, Offertenbestand und Kennzahlen aus mehreren Tools in Excel zusammentragen.Der Bericht wird zum Stichtag automatisch aus deinen Systemen erstellt und liegt fertig im Postfach.

Ihr Ablauf steht nicht dabei? Schildern Sie ihn uns im Check.

Vier konkrete Workflows aus der Praxis

Diese Beispiele zeigen, wie KI und regelbasierte Workflows zusammenarbeiten und wo dein Team das letzte Wort behält. Die Zeitwerte sind Beispielannahmen für typische KMU-Volumina.

Kreditorenrechnungen und Belege vorverarbeiten

Lieferantenrechnungen treffen per E-Mail oder Upload ein. Der Workflow liest Rechnungsdaten, MWST-Sätze und Positionen aus, prüft sie gegen die Bestellung im ERP und bereitet den Buchungssatz in Bexio oder Abacus vor. Abweichungen oder neue Lieferanten werden markiert und zur Freigabe vorgelegt.

  • Postfach und Uploads überwachen
  • Belegdaten und MWST auslesen
  • Mit Bestellung abgleichen
  • Buchungsvorschlag im ERP
  • Freigabe bei Abweichungen

Zeitersparnis pro Monat

80 % weniger Zeit

10 Std. gespart

Heute
12,5 Std.
Mit Automatisierung
2,5 Std.

Vom Aufmass oder Anfrage-Mail zum Offertenentwurf

Nach einem Kundentermin oder einer detaillierten Anfrage fasst du die Eckpunkte kurz per Sprachnotiz oder Stichworten zusammen. Der Workflow strukturiert den Bedarf, wählt die passenden Leistungspositionen aus deinem Artikelstamm und legt den Offertenentwurf inklusive Begleit-Mail an.

  • Anfrage oder Sprachnotiz auswerten
  • Fehlende Angaben automatisch erfragen
  • Positionen aus Artikelstamm zuordnen
  • Offertenentwurf im System anlegen
  • Versand nach deiner Prüfung

Zeitersparnis pro Monat

78 % weniger Zeit

17,5 Std. gespart

Heute
22,5 Std.
Mit Automatisierung
5 Std.

Mandanten- und Kundenunterlagen automatisch einfordern

In Treuhandbüros, Verwaltungen und Dienstleistungsbetrieben fehlen für den Abschluss regelmässig Belege. Der Workflow gleicht eingegangene Dokumente mit der Checkliste des Mandats ab, fordert fehlende Unterlagen gezielt beim Kunden an und legt neu eingereichte Dateien im richtigen Ordner ab.

  • Dokumenteneingang prüfen
  • Mit Checkliste abgleichen
  • Erinnerung mit klaren offenen Punkten
  • Dateien sauber benennen und ablegen
  • Team bei Vollständigkeit informieren

Zeitersparnis pro Monat

80 % weniger Zeit

12 Std. gespart

Heute
15 Std.
Mit Automatisierung
3 Std.

Arbeitsrapporte prüfen und zur Verrechnung vorbereiten

Mitarbeitende erfassen Stunden und Material unterwegs per App, Formular oder Sprachnachricht. Der Workflow prüft die Angaben auf Plausibilität, ordnet sie dem Projekt zu und bereitet den Rechnungsentwurf vor. So verkürzt sich die Zeit von der erledigten Arbeit bis zur gestellten Rechnung deutlich.

  • Rapporte mobil oder per Mail erfassen
  • Stunden und Material prüfen
  • Auftrag im ERP zuordnen
  • Rechnungsentwurf erzeugen
  • Schnellere Fakturierung

Zeitersparnis pro Monat

83 % weniger Zeit

13,3 Std. gespart

Heute
16 Std.
Mit Automatisierung
2,7 Std.

Standard-Software von der Stange oder Automatisierung nach Mass?

Deine Branchensoftware und deine Buchhaltung sind das Fundament – und das soll so bleiben. Die meiste Zeit geht jedoch an den Schnittstellen zwischen E-Mail, Dokumenten und Software verloren.

Starre Standardlösung

  • Neue Insel statt Verbindung

    Ein weiteres Tool wird eingeführt, das wieder eigene Logins braucht und nicht sauber mit deiner bestehenden Schweizer Software spricht.

  • Unklare Datenhaltung

    Geschäftsdaten fliessen über US-Plattformen, ohne dass klar dokumentiert ist, ob die Vorgaben des Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG) eingehalten werden.

  • Keine Begleitung im Alltag

    Nach der Einrichtung bist du bei Schnittstellen-Änderungen oder Sonderfällen auf ein anonymes Ticketsystem angewiesen.

kiprozess.com

  • Verbindung deiner bestehenden Tools

    Wir bauen den Workflow um deine vorhandenen Programme herum (z. B. M365, Bexio, Abacus, CRM). Dein Team arbeitet in seiner gewohnten Umgebung weiter.

  • Wirtschaftlichkeit vorab geprüft

    Im kostenlosen Check rechnen wir gemeinsam durch, welcher Prozess sich für dein KMU am schnellsten amortisiert. Danach erhältst du ein klares Angebot.

  • Volle Kontrolle und revDSG-Fokus

    Bei Zahlungen, Offerten und Kundenkontakt gibt immer eine Person frei. Das Hosting richten wir passend zu deinen Datenschutzvorgaben in der Schweiz oder der EU ein.

Automatisierungs-Check anfragenKostenlos und unverbindlich

Vier Grundsätze, nach denen wir für Schweizer KMU arbeiten

Es läuft in deinen bestehenden Systemen

Wir binden E-Mail, CRM, ERP, Buchhaltung und Branchensoftware über ihre Schnittstellen an. Niemand im Betrieb muss ein neues Programm erlernen.

Dein Team behält das letzte Wort

Wo es um Geld, Verträge oder Kundenkommunikation geht, bereitet die KI vor und eine verantwortliche Person gibt frei. Jeder Schritt wird protokolliert.

Schweizer Datenschutz (revDSG) von Anfang an

Wir klären vor Projektstart alle Datenflüsse, nutzen bei Bedarf dediziertes Hosting in der Schweiz oder der EU und achten auf Verträge ohne Training mit deinen Geschäftsdaten.

Schritt für Schritt mit messbarem ROI

Wir starten mit dem Engpass, der dein Team im Alltag am meisten Zeit kostet, messen die Entlastung im echten Betrieb und bauen erst dann weiter aus.

In vier Schritten vom Erstgespräch zum laufenden Workflow

Mit Schritt 1 startenKostenlos und unverbindlich

  1. Kostenloser Automatisierungs-Check

    30 Minuten per Video-Call. Du zeigst uns, wo in deinem Betrieb Zeit liegen bleibt, und bekommst eine ehrliche Einschätzung zur Machbarkeit.

  2. Konzept und Festpreis-Offerte

    Du erhältst einen klaren Ablaufplan mit Schnittstellen, Datenschutz-Architektur, Kosten und erwarteter Zeitersparnis.

  3. Umsetzung und Test mit deinen Daten

    Wir bauen den Workflow auf, binden deine Systeme an und testen ihn gründlich mit echten Beispielen aus deinem Arbeitsalltag.

  4. Go-live, Überwachung und Übergabe

    Der Prozess geht in den produktiven Betrieb. Wir überwachen die Durchläufe, weisen dein Team ein und dokumentieren jeden Schritt.

Häufige Fragen von Schweizer Unternehmen zur KI Automatisierung

Ist die Automatisierung mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) vereinbar?

Ja. Wir planen jeden Workflow nach den Anforderungen des revidierten Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG) und der DSGVO. Die Workflow-Plattform n8n lässt sich auf einem eigenen Server in der Schweiz oder in der EU betreiben, und für eingesetzte Sprachmodelle nutzen wir Geschäftszugänge mit Auftragsverarbeitung, bei denen deine Daten nicht zum Training verwendet werden.

Lassen sich Schweizer Programme wie Bexio, Abacus oder KLARA anbinden?

Ja. Programme wie Bexio oder Abacus verfügen über dokumentierte Schnittstellen (REST-APIs), über die wir Kontakte, Offerten, Aufträge, Kreditorenbelege und Buchungsvorschläge direkt lesen und anlegen können. Auch wenn eine Branchensoftware keine direkte API hat, lassen sich Abläufe oft über strukturierte Exporte, E-Mail-Schnittstellen oder Webhooks zuverlässig automatisieren.

Für welche Schweizer KMU lohnt sich der Einstieg besonders?

Wegen des hohen Lohnniveaus in der Schweiz rechnet sich eine Automatisierung oft schon dann, wenn sie im Betrieb 5 bis 10 Stunden manuelle Administration pro Woche einspart. Besonders gross ist der Hebel in Treuhandbüros, im Handwerk und Baugewerbe, bei Agenturen, Personaldienstleistern, im E-Commerce sowie in Verwaltungen.

Was passiert, wenn die KI bei einem Beleg oder einer Offerte unsicher ist?

Kein Workflow bucht blind oder verschickt ungeprüfte Offerten. Wir hinterlegen feste Plausibilitätsprüfungen und Schwellenwerte: Ist ein Beleg unvollständig oder weicht ein Betrag ab, markiert das System den Fall und legt ihn deinem Team zur kurzen Kontrolle vor.

Wie läuft die Zusammenarbeit über die Grenze hinweg ab?

Von unserem Standort in Oberbayern südlich von München arbeiten wir im gesamten DACH-Raum. Die Abstimmung, Prozessanalyse und Einrichtung laufen effizient remote über Bildschirmfreigabe; für grössere Workshops in Zürich, der Ostschweiz oder der Zentralschweiz sind wir in wenigen Stunden auch persönlich vor Ort.

Was kostet ein Automatisierungsprojekt?

Der Aufwand richtet sich danach, wie viele Systeme angebunden werden und wie komplex die Prüfregeln sind. Nach dem kostenlosen 30-minütigen Automatisierungs-Check erhältst du eine transparente Offerte mit klar definiertem Projektumfang, sodass du vor dem Start genau weisst, wann sich die Investition rechnet.

Portrait von Florian Albert

Über mich

Die Person hinter kiprozess

Ich unterstütze Unternehmen in der Schweiz, Österreich und Deutschland dabei, wiederkehrende Abläufe sinnvoll mit KI und n8n zu automatisieren – vom ersten passenden Prozess bis zum zuverlässigen Betrieb.

Entscheidend ist der Nutzen im Arbeitsalltag: weniger manuelle Übergaben zwischen Postfach, ERP und Excel und mehr Zeit für Aufgaben, bei denen Fachwissen und persönliche Beratung zählen.

Dabei arbeite ich eng mit deinem Team zusammen und dokumentiere jeden Ablauf verständlich und nachvollziehbar.

Florian AlbertGründer, kiprozess

Kostenlosen Automatisierungs-Check direkt hier buchen

Wähle unten einfach einen passenden Termin: 30 Minuten, in denen wir uns deine Abläufe anschauen. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich – danach weisst du klar, welcher Prozess sich in deinem KMU zuerst lohnt.