KI-Prozessautomatisierung für Unternehmen
Wir automatisieren Rechnungen, Anfragen, Angebote und Berichte in deinem Unternehmen. Die KI arbeitet in deinen bestehenden Tools. Wo es um Geld, Verträge oder Kunden geht, entscheiden weiterhin deine Leute.
Nicht jede Aufgabe ist dringend. Zusammen kosten sie trotzdem jede Woche viele Stunden.
Eine Information landet erst in der E-Mail, dann im CRM, dann in Excel. Jeder Schritt kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.
Wer im Postfach nach der richtigen Mail sucht, antwortet spät. Kundinnen und Kunden merken das.
Fällt die Kollegin aus, die den Ablauf kennt, steht der Prozess. Eine Vertretung muss ihn erst mühsam nachvollziehen.
Fachkräfte sortieren Belege und kopieren Zahlen, statt zu beraten, zu planen oder zu verkaufen.
Doppelt so viele Aufträge heißen doppelt so viel Abtippen, solange der Ablauf nicht automatisiert ist.
Das lässt sich ändern, ohne dass du deine Software austauschst.
Rechne nach, was Handarbeit bei dir kostet.
Stell die Regler auf deine Werte. Raten ist erlaubt, im Check rechnen wir mit deinen echten Zahlen nach.
Mögliche Entlastung pro Jahr
552 Stunden
30.360 Euro
Gerechnet mit 46 Arbeitswochen. Das ist ein Rechenbeispiel auf Basis deiner Annahmen, keine Zusage.
Ergebnis im Check besprechenKostenlos und unverbindlichWir bauen KI-Abläufe, die in deinen bestehenden Tools laufen. Aus zwei Bausteinen setzen wir deine Automatisierung zusammen.
Wir verbinden deine bestehenden Tools und lassen KI die Routine übernehmen: Rechnungen auslesen, Anfragen sortieren, Angebote vorbereiten und Berichte erstellen. Die Abläufe laufen im Hintergrund, ohne dass jemand daran denken muss. Bei Geld, Verträgen und Kundenkontakt gibt eine Person frei.
Wo Wissen gefragt ist, helfen KI-Assistenten, die mit deinen eigenen Unterlagen arbeiten. Die Assistenten beantworten interne Fragen, fassen lange Verträge zusammen und bereiten Entscheidungen vor. So findet dein Team schneller, was es sucht, und Fachleute werden von Rückfragen entlastet.
Sechs Abläufe, die in fast jedem Unternehmen Zeit fressen. Links steht, wie es heute oft läuft, rechts, wie es mit einer Automatisierung aussieht.
| Prozess | Heute | Mit KI Automatisierung |
|---|---|---|
| Rechnungseingang | Jemand öffnet PDFs, tippt Beträge ab und ordnet Kostenstellen zu. | Die KI liest Rechnungen aus, gleicht sie mit Bestellungen ab und legt sie fertig zur Freigabe vor. |
| Kundenanfragen | Postfach durchsehen, Anfragen weiterleiten, hoffen, dass nichts liegen bleibt. | Anfragen werden erkannt, sortiert, der richtigen Person zugewiesen und mit einem Antwortentwurf versehen. |
| Angebote | Daten aus E-Mail, CRM und Preisliste von Hand zusammenkopieren. | Das Angebot entsteht als Entwurf aus den Anfragedaten. Du prüfst und sendest. |
| Berichte | Jeden Montag Zahlen aus drei Systemen in eine Excel-Datei ziehen. | Der Bericht baut sich selbst zusammen und liegt pünktlich im Postfach. |
| Verträge und Dokumente | Lange Texte lesen, um drei Angaben zu finden. | Die KI zieht die relevanten Angaben heraus und markiert Auffälligkeiten. |
| Interne Fragen | Kolleginnen und Kollegen fragen immer dieselbe Person. | Ein Assistent beantwortet Fragen auf Basis deiner eigenen Unterlagen. |
Dein Ablauf steht nicht dabei? Schildere ihn uns im Check.
Diese Automatisierungen laufen schon. Sie zeigen, was dabei die KI übernimmt und wo deine Leute weiterhin entscheiden.
Ein Audit des ganzen Kontos kostet Stunden: Kampagnen, Anzeigen, Keywords und Einstellungen werden einzeln geprüft. Die Automatisierung liest das Konto aus, prüft es gegen eine feste Checkliste und liefert einen Bericht mit Befunden und Prioritäten.
Zeitersparnis pro Monat
83 % weniger Zeit
10 Std. gespart
Im Suchbegriffsbericht stehen oft Hunderte Zeilen, die jemand von Hand sichten muss. Die Automatisierung sortiert sie in relevante Begriffe, irrelevante Anfragen und Budgetverschwendung und schlägt Ausschlüsse vor, die du freigibst.
Zeitersparnis pro Monat
75 % weniger Zeit
6 Std. gespart
Der Qualitätsfaktor beeinflusst Klickpreise und Anzeigenposition. Die Automatisierung bewertet jedes Keyword nach erwarteter Klickrate, Anzeigenrelevanz und Zielseitenerfahrung, findet die schwächsten Stellen und nennt konkrete Hebel.
Zeitersparnis pro Monat
78 % weniger Zeit
4,7 Std. gespart
Sitelinks wachsen mit der Zeit: Dopplungen, Themen, die nicht zur Kampagne passen, und Ziel-URLs, die ins Leere führen. Die Automatisierung prüft alle Sitelinks im Konto auf Themenkonflikte, Dopplungen und fehlerhafte Ziel-URLs und listet die Funde samt Fundstelle auf.
Zeitersparnis pro Monat
80 % weniger Zeit
3,2 Std. gespart
Automatisierung hilft nur, wenn sie zu deinem Alltag passt. So unterscheidet sich unser Vorgehen von einer Lösung von der Stange.
Ein fertiges Werkzeug wird eingerichtet, so gut es geht. Deine Abläufe müssen sich dem Werkzeug anpassen.
Es gibt viele Funktionen, aber niemand klärt vorab, welcher Ablauf sich überhaupt lohnt.
Läuft etwas nicht rund, suchst du die Ursache selbst und wartest auf eine Antwort vom Support.
Wir bauen die Automatisierung um deinen Ablauf herum und binden deine bestehenden Tools an. Niemand muss eine neue Software lernen.
Im Automatisierungs-Check klären wir, was sich lohnt und was nicht. Vor dem Start erhältst du ein Konzept mit Umfang und Kosten.
Bei Geld, Verträgen und Kundenkontakt gibt eine Person frei. Jeder Durchlauf wird protokolliert, und wir betreuen den Betrieb.
Vier Regeln, nach denen wir jedes Projekt aufsetzen.
Wir verbinden E-Mail, CRM, ERP, Excel und deine Branchensoftware, soweit sie eine Schnittstelle hat. Niemand muss ein neues Programm lernen.
Bei Geld, Verträgen und Kundenkontakt bauen wir einen Freigabeschritt ein. Jeder Durchlauf wird protokolliert und lässt sich nachvollziehen.
Wir klären vorab, welche Daten wohin fließen, und wählen Anbieter und Hosting passend zu deinen Vorgaben aus.
Wir starten mit dem Ablauf, der am meisten Zeit kostet, messen das Ergebnis und erweitern erst dann.
Vier Schritte. Nach jedem entscheidest du, ob es weitergeht.
Mit Schritt 1 startenKostenlos und unverbindlich30 Minuten, kostenlos. Du schilderst deine Abläufe, wir sagen dir ehrlich, was sich lohnt und was nicht.
Du erhältst einen Ablaufplan mit Umfang, Kosten und erwartetem Nutzen. Erst danach entscheidest du.
Wir bauen den Prozess und testen ihn mit echten Beispielen aus deinem Alltag, bevor er live geht.
Der Prozess läuft. Wir überwachen ihn, passen ihn an und erklären deinem Team, was dabei passiert.
Kurz erklärt: was dahintersteckt, wo sie sich lohnt und was sie kostet.
KI-Prozessautomatisierung heißt: Ein Ablauf, den heute jemand von Hand erledigt, läuft danach weitgehend von selbst – ausgelöst durch ein Ereignis, abgearbeitet nach festen Regeln. Software übernimmt die wiederkehrende Arbeit: Angebote vorbereiten, E-Mails sortieren, Daten zwischen Programmen übertragen. Der Unterschied zur klassischen Automatisierung liegt im Neuen dabei: KI-Modelle verstehen unstrukturierte Inhalte wie Freitext-E-Mails, Anhänge oder Notizen. Dadurch lassen sich auch Schritte automatisieren, die bisher jemand lesen, einordnen oder formulieren musste – nicht nur Schritte, die man exakt vorschreiben konnte.
Am anschaulichsten wird das an Abläufen aus Betrieben, wie ich sie betreue. In der Steuerkanzlei kommt die E-Mail des Mandanten an und wird automatisch gelesen, dem richtigen Mandat zugeordnet und mit einem Antwortentwurf versehen. Beim Handwerksbetrieb erzeugt eine neue Anfrage aus Formulardaten und Kalender ein Angebot, das vor dem Versand nur noch geprüft wird. Der Personaldienstleister lässt eingehende Bewerbungen auslesen, strukturieren und mit den offenen Vakanzen abgleichen. Der Immobilienmakler bekommt zur Objektanfrage eine passende Unterlagen-Zusammenstellung, statt jeden Vorgang neu zu sortieren. Was in all diesen Fällen gleich bleibt: Die Entscheidung trifft weiterhin ein Mensch, die KI bereitet sie nur vor.
Die KI übernimmt die wiederkehrende Handarbeit: lesen, ausfüllen, zuordnen, erste Entwürfe formulieren, Daten übertragen. Dabei arbeitet sie nach deinen Regeln – Preise, Textbausteine und Freigabestufen legst du fest. Beim Menschen bleibt, was Erfahrung braucht: die inhaltliche Entscheidung, den Umgang mit Ausnahmen und das persönliche Gespräch mit Kundinnen und Kunden. Diese Grenze hat auch eine praktische Seite: Wenn die KI bei einem Fall unsicher ist, hält sie an und übergibt ihn statt zu raten.
Drei Anzeichen sprechen dafür, dass sich ein Ablauf lohnt. Erstens die Häufigkeit: Kommt er täglich oder wöchentlich vor, zahlt sich jede eingesparte Minute oft genug aus. Zweitens klare Regeln: Wenn du beschreiben kannst, was bei welcher Eingabe passieren soll, lässt sich der Ablauf automatisieren. Drittens die Datenlage: Liegen die nötigen Informationen in E-Mails, PDFs oder Systemen vor, kann die KI sie auslesen; fehlen sie ganz, müsste vorher jemand anderes sie erfassen. Kannst du den Prozess in einem Satz beschreiben, ist das der stärkste Einzelhinweis.
Ehrlich eingeordnet: Der Aufbau eines einzelnen Prozesses liegt je nach Umfang im Bereich eines überschaubaren Projekts – die erste Automatisierung geht meist nach drei bis sechs Wochen live. Laufend entstehen Kosten für die genutzten Tools und den Betrieb, die für typische Fälle unter dem liegen, was der manuelle Ablauf kostet. Der sicherste Weg ist deshalb nicht das große Vorhaben, sondern ein fokussierter erster Prozess: Wenn der im Echtbetrieb trägt, weißt du verlässlich, was die übrigen bringen – und entscheidest auf Basis eigener Zahlen statt auf Versprechen.
Die Beispiele oben stammen aus echten Betrieben. Am häufigsten bauen wir Abläufe für Branchen, in denen zwischen Anfrage und Rechnung viel Papierkram liegt:
Welcher Ablauf in deinem Betrieb zuerst dran ist, klären wir im kostenlosen Automatisierungs-Check.
Überall dort, wo Menschen regelmäßig dasselbe tun: Daten aus E-Mails oder PDFs übernehmen, Informationen zwischen Systemen kopieren, Texte sortieren oder Berichte zusammenbauen. Als Faustregel gilt: Was oft vorkommt und einem Muster folgt, lässt sich meist automatisieren. Was selten ist oder viel Urteilsvermögen braucht, eher nicht. Das sagen wir dir im Check offen.
Das hängt vom Prozess ab: Wie viele Systeme sind beteiligt, wie sauber sind die Daten, wo braucht es Freigaben. Im kostenlosen Check ordnen wir deinen Fall ein. Danach erhältst du ein schriftliches Angebot mit klar definiertem Umfang.
Wir klären vor Projektbeginn, welche Daten verarbeitet werden, mit welchen Anbietern und auf welchen Servern. Für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz richten wir die Abläufe nach der DSGVO und dem Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) aus, schließen Auftragsverarbeitungsverträge ab und betreiben Workflows auf Wunsch auf Servern in der EU oder in der Schweiz. Die Entscheidung darüber bleibt bei dir.
KI macht Fehler, deshalb bauen wir Kontrollen ein: Plausibilitätsprüfungen, Freigaben bei Geld und Kundenkontakt und ein Protokoll jedes Durchlaufs. Unsichere Fälle gehen an eine Person und nicht ungeprüft in die Buchhaltung.
In der Regel nicht. Wir verbinden die Systeme, die du ohnehin nutzt. Voraussetzung ist, dass sie eine Schnittstelle haben oder Daten exportieren können. Das prüfen wir im Check.
Nein. Wir bauen, betreiben und dokumentieren die Automatisierung. Du brauchst jemanden, der deinen Ablauf kennt und für Rückfragen erreichbar ist.
Ein einzelner Prozess ist oft nach wenigen Wochen live. Den konkreten Zeitrahmen nennen wir dir im Konzept.
Über mich
Ich unterstütze Unternehmen dabei, wiederkehrende Abläufe sinnvoll mit KI zu automatisieren – vom ersten passenden Prozess bis zum zuverlässigen Betrieb.
Entscheidend ist der Nutzen im Arbeitsalltag: weniger manuelle Übergaben und mehr Zeit für Aufgaben, bei denen Erfahrung und persönliche Entscheidungen zählen.
Dabei arbeite ich eng mit deinem Team zusammen und dokumentiere jeden Ablauf verständlich und nachvollziehbar.
Florian AlbertGründer, kiprozess
Wähle unten einfach einen Termin, der passt: 30 Minuten, in denen wir gemeinsam schauen, wo bei dir Zeit liegen bleibt. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich – danach bekommst du eine ehrliche Einschätzung, ob sich Automatisierung für dich lohnt.
