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Automatisierungen mit Gemini

Automatisierungen mit Gemini: lange Dokumente, Bilder und Aufnahmen automatisch auswerten

Gemini, das KI-Modell von Google, liest sehr lange Dokumente, versteht Bilder, Sprachnachrichten und Videos und arbeitet eng mit Google Workspace zusammen. Wir bauen daraus Abläufe, die im Hintergrund laufen – und dein Team entscheidet, was mit den Ergebnissen passiert.

Automatisierungs-Check anfragenKostenlos und unverbindlichSo läuft ein Projekt ab
  • Text, Bild, Audio und Video in einem Ablauf
  • Über die bezahlte API oder Google Cloud in der EU

KI im Chatfenster spart noch keine Prozesszeit

Viele Teams nutzen KI schon, aber von Hand: Text hinein, Antwort heraus, Ergebnis zurückkopieren. Bei großen Dokumenten und Medien wird es schnell mühsam.

  • Kopieren zwischen Chat und Arbeit

    Prompts werden eingetippt, Antworten in E-Mails, Tabellen und Dokumente zurückkopiert. Das ist Handarbeit mit KI, keine Automatisierung.

  • Lange Unterlagen bleiben liegen

    Ausschreibungen, Verträge, Handbücher mit Hunderten Seiten werden gar nicht oder nur in Ausschnitten ausgewertet.

  • Bilder, Sprachnachrichten und Aufnahmen werden abgetippt

    Fotos von Lieferscheinen, Sprachnotizen aus dem Außendienst oder Meeting-Aufzeichnungen wertet jemand von Hand aus.

  • Google Workspace arbeitet nicht zusammen

    Gmail, Drive, Docs und Sheets sind da, aber Daten wandern trotzdem von Hand zwischen ihnen hin und her.

  • Unklar, was mit den Daten passiert

    Mitarbeitende nutzen kostenlose KI-Zugänge. Wohin die Daten gehen und ob damit trainiert wird, weiß niemand genau.

Ein Workflow bindet Gemini fest in deine Abläufe ein, mit klaren Regeln für die Daten.
Rechne nach, was Handarbeit bei dir kostet.

Was kostet dich Auswertung von Hand?

Stell die Regler auf deine Werte. Raten ist erlaubt, im Check rechnen wir mit deinen echten Zahlen nach.

15 Std.
55 €
50 %

Mögliche Entlastung pro Jahr

345 Stunden

18.975 Euro

Gerechnet mit 46 Arbeitswochen. Das ist ein Rechenbeispiel auf Basis deiner Annahmen, keine Zusage.

Ergebnis im Check besprechenKostenlos und unverbindlich

KI-Lösungen für Unternehmen

Gemini ist die Modellfamilie von Google. Für Automatisierungen sind zwei Eigenschaften besonders nützlich.

Viel Inhalt in einem Durchgang

Gemini verarbeitet sehr lange Dokumente am Stück und versteht neben Text auch Bilder, Audio und Video. Ein Ablauf kann so ein ganzes Ausschreibungs-PDF, ein Foto mit Sprachnachricht oder eine Meeting-Aufzeichnung auswerten und daraus strukturierte Daten machen. Schnelle, günstige Modellvarianten eignen sich für große Mengen gleichartiger Aufgaben.

Zuhause in Google Workspace und Google Cloud

Wer mit Gmail, Drive, Docs und Sheets arbeitet, kann Gemini dort direkt einbinden, mit Workspace Studio oder über Workflows, die wir mit n8n bauen. Für Unternehmen gibt es Gemini über die Gemini Enterprise Agent Platform von Google Cloud, die früher Vertex AI hieß, mit Regionen in der EU.

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Was wir mit Gemini für dich bauen

Vier Einsätze, die wir häufig aufsetzen. Alles läuft mit deinen Unterlagen und in deinen Tools – was rausgeht, gibt dein Team frei.

Zugang und Datenregeln

Wir richten Gemini über die bezahlte API oder Google Cloud ein, nicht über kostenlose Zugänge. Laut Google werden Eingaben bei bezahlter Nutzung nicht zur Verbesserung der Produkte verwendet. Region, Berechtigungen und Datenflüsse klären und dokumentieren wir vorher.

Dokumente auswerten

Lange PDFs, Verträge, Ausschreibungen und Handbücher werden automatisch gelesen, gegen deine Kriterien geprüft und als Tabelle oder Zusammenfassung abgelegt.

Bilder, Audio und Video

Fotos, Sprachnachrichten und Aufzeichnungen werden ausgewertet und in strukturierte Daten übersetzt, die direkt in dein CRM, Ticketsystem oder deine Tabellen gehen.

Mit deinem Firmenwissen

Wir verbinden Gemini mit deinen freigegebenen Unterlagen in Drive oder anderen Ablagen, damit Antworten auf deinen Daten beruhen und die Fundstelle nennen.

Diese Abläufe automatisieren wir häufig mit Gemini

Sechs typische Fälle. Links steht, wie es heute oft läuft, rechts, wie der Workflow mit Gemini es übernimmt.

Typische Prozesse: heute und mit KI Automatisierung
ProzessHeuteMit KI Automatisierung
AusschreibungenHunderte Seiten lesen, Anforderungen herausschreiben und mit dem eigenen Angebot abgleichen.Anforderungen werden ausgelesen, mit deinem Katalog abgeglichen und als Tabelle mit offenen Punkten abgelegt.
MeetingsNach dem Kundentermin Notizen sortieren, Aufgaben eintragen und das CRM pflegen.Aus der Aufzeichnung entstehen Zusammenfassung und Aufgabenliste. Dein Team prüft und übernimmt.
Fotos mit SprachnachrichtBilder und Sprachnotizen aus dem Außendienst ansehen, anhören und abtippen.Bild und Ton werden gemeinsam ausgewertet und als vollständiger Vorgang angelegt.
ProduktdatenDatenblätter von Lieferanten in verschiedenen Sprachen von Hand in den Shop übertragen.Attribute werden ausgelesen, vereinheitlicht und übersetzt. Veröffentlicht wird nach Freigabe.
Postfach in GmailE-Mails einzeln lesen, Anhänge in Drive ablegen und Daten in Sheets eintragen.E-Mails werden sortiert, Anhänge abgelegt und Angaben in die richtige Tabelle übernommen.
Interne FragenAntworten in Handbüchern und alten Dokumenten in Drive suchen.Ein Assistent beantwortet Fragen aus deinen freigegebenen Unterlagen und nennt die Fundstelle.

Ihr Ablauf steht nicht dabei? Schildern Sie ihn uns im Check.

Vier Gemini-Workflows aus der Praxis

Diese Beispiele zeigen, was der Workflow übernimmt und wo dein Team weiterhin entscheidet. Die Zeitwerte sind Beispielannahmen für typische Volumina.

Ausschreibungen vorprüfen

Ein Ausschreibungs-PDF landet in einem Drive-Ordner. Der Workflow lässt Gemini das ganze Dokument lesen, die Anforderungen herausziehen und mit deinem Leistungskatalog abgleichen. Heraus kommt eine Tabelle mit erfüllten, offenen und kritischen Punkten. Ob und wie ihr anbietet, entscheidet dein Team.

  • PDF im Drive-Ordner als Auslöser
  • Anforderungen auslesen
  • Abgleich mit deinem Katalog
  • Tabelle mit offenen Punkten
  • Entscheidung durch dein Team

Zeitersparnis pro Monat

81 % weniger Zeit

39 Std. gespart

Heute
48 Std.
Mit Automatisierung
9 Std.

Schadensmeldungen aus Foto und Sprachnachricht

Kundinnen, Kunden oder Technikerinnen schicken ein Foto und eine kurze Sprachnachricht. Gemini wertet beides zusammen aus, erkennt das betroffene Teil und die Beschreibung und legt einen vollständigen Vorgang im Ticketsystem an. Unklare Fälle werden markiert.

  • Foto und Sprachnachricht
  • Gemeinsam auswerten
  • Vorgang anlegen
  • Unklares markieren
  • Bearbeitung durch dein Team

Zeitersparnis pro Monat

80 % weniger Zeit

16 Std. gespart

Heute
20 Std.
Mit Automatisierung
4 Std.

Meetings nachbereiten

Nach einem aufgezeichneten Kundentermin erstellt der Workflow eine Zusammenfassung, zieht vereinbarte Aufgaben, Termine und Zahlen heraus und legt sie als Entwurf im Projekt-Tool und im CRM ab. Die Person, die im Termin war, prüft und bestätigt. Aufgezeichnet wird nur mit Zustimmung aller Beteiligten.

  • Aufzeichnung als Auslöser
  • Zusammenfassung
  • Aufgaben und Termine
  • Entwurf im CRM
  • Nur mit Zustimmung

Zeitersparnis pro Monat

83 % weniger Zeit

16,7 Std. gespart

Heute
20 Std.
Mit Automatisierung
3,3 Std.

Produktdaten aus Datenblättern

Lieferanten schicken Datenblätter in verschiedenen Formaten und Sprachen. Eine schnelle Gemini-Variante liest sie aus, vereinheitlicht die Attribute, übersetzt die Beschreibungen und legt Entwürfe im Shop an. Veröffentlicht wird erst nach Freigabe.

  • Datenblätter auslesen
  • Attribute vereinheitlichen
  • Übersetzen
  • Entwurf im Shop
  • Veröffentlichung nach Freigabe

Zeitersparnis pro Monat

80 % weniger Zeit

40 Std. gespart

Heute
50 Std.
Mit Automatisierung
10 Std.

Gemini im Chat nutzen oder Gemini in Abläufe einbauen?

Gemini im Chatfenster ist ein guter Anfang. Zeit spart es erst, wenn Gemini dort arbeitet, wo die Daten ohnehin entstehen. So unterscheidet sich das.

Gemini im Chatfenster

  • Jeder macht es anders

    Jede Person formuliert eigene Prompts, die Qualität schwankt, und Ergebnisse werden von Hand weitergegeben.

  • Nur, wenn jemand daran denkt

    Der Chat arbeitet nur, wenn jemand etwas eintippt. Neue Dokumente, Mails und Aufnahmen bleiben liegen.

  • Unklare Datenregeln

    Bei kostenlosen Zugängen kann Google laut eigenen Bedingungen Eingaben zur Verbesserung der Produkte nutzen.

kiprozess.com

  • Gemini im Ablauf

    Ein neues Dokument, eine Mail oder eine Aufnahme startet den Workflow. Das Ergebnis landet direkt im richtigen Programm.

  • Getestete Anweisungen

    Die Anweisungen an Gemini sind fest hinterlegt und mit echten Beispielen getestet, damit die Ergebnisse gleichbleibend sind.

  • Bezahlter Zugang, klare Regeln

    Wir nutzen die bezahlte API oder Google Cloud, wählen die Region und dokumentieren die Datenflüsse.

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Vier Regeln, nach denen wir jede Gemini-Automatisierung aufsetzen

Es läuft in deinen Tools

Wir binden Gemini an Google Workspace, dein CRM, Ticketsystem oder deine Ablage an. Niemand muss ein neues Programm lernen.

Dein Team gibt frei

Gemini liest aus und bereitet vor. Was an Kunden geht oder Geld bewegt, gibt eine Person frei. Jeder Durchlauf wird protokolliert.

Klare Regeln für deine Daten

Kein kostenloser Zugang für Firmendaten. Wir nutzen bezahlte Zugänge, wählen auf Wunsch eine EU-Region und geben Gemini nur, was für die Aufgabe nötig ist.

Ein Prozess nach dem anderen

Wir starten mit dem Ablauf, der dich am meisten Zeit kostet, messen das Ergebnis und erweitern erst dann.

Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Gemini-Assistenten

Mit Schritt 1 startenKostenlos und unverbindlich

  1. Automatisierungs-Check

    30 Minuten, kostenlos. Du schilderst deine Abläufe, und wir sagen dir ehrlich, ob Gemini das passende Modell ist oder ein anderes besser passt.

  2. Konzept und Angebot

    Du bekommst einen Ablaufplan mit Zugang, Region, Umfang, Kosten und erwarteter Entlastung. Erst danach entscheidest du.

  3. Umsetzung mit deinen Daten

    Wir bauen den Workflow an deinen echten Tools und testen ihn mit echten Dokumenten, bevor er live geht.

  4. Betrieb und Übergabe

    Der Workflow läuft. Wir überwachen ihn, prüfen neue Modellversionen und passen die Abläufe an, wenn sich etwas ändert.

Häufige Fragen zu Automatisierungen mit Gemini

Was kann ich mit Gemini automatisieren?

Vor allem Aufgaben, bei denen viel Inhalt gelesen oder Medien ausgewertet werden müssen: lange Dokumente prüfen, Meetings nachbereiten, Fotos und Sprachnachrichten in Vorgänge übersetzen, Produktdaten vereinheitlichen und Fragen aus eigenen Unterlagen beantworten. Entscheidungen bleiben bei deinem Team.

Muss ich Google Workspace nutzen?

Nein. Mit Workspace ist die Anbindung besonders einfach, aber über die Gemini-API und Google Cloud lässt sich Gemini auch mit Microsoft 365, CRM-Systemen, Ticketsystemen oder deiner Warenwirtschaft verbinden.

Werden meine Daten zum Training genutzt?

Bei bezahlter Nutzung der Gemini-API verwendet Google Eingaben und Antworten laut eigenen Bedingungen nicht zur Verbesserung seiner Produkte. Bei der kostenlosen Stufe ist das anders. Deshalb nutzen wir für Firmendaten nur bezahlte Zugänge und dokumentieren die Datenflüsse.

Kann Gemini in der EU laufen?

Über die Gemini Enterprise Agent Platform von Google Cloud, früher Vertex AI, gibt es Regionen in der EU. Welche Modelle dort mit welchen Zusagen verfügbar sind, prüfen wir für deinen Fall, weil sich das Angebot häufig ändert.

Wann passt Gemini besser als ChatGPT oder Claude?

Gemini spielt seine Stärken bei sehr langen Dokumenten, bei Bildern, Audio und Video und in Google Workspace aus. Für andere Aufgaben kann ein anderes Modell besser oder günstiger sein. Wir sind an kein Modell gebunden und wählen pro Aufgabe.

Was kostet eine Automatisierung mit Gemini?

Dazu gehören der Aufbau des Workflows und die laufenden Nutzungskosten für Gemini, die nach Menge abgerechnet werden. Im kostenlosen Automatisierungs-Check schätzen wir beides für dein Volumen ab. Danach bekommst du ein schriftliches Angebot.

Portrait von Florian Albert

Über mich

Die Person hinter kiprozess

Ich unterstütze Unternehmen dabei, wiederkehrende Abläufe sinnvoll mit KI und n8n zu automatisieren – vom ersten passenden Prozess bis zum zuverlässigen Betrieb.

Entscheidend ist der Nutzen im Arbeitsalltag: weniger manuelle Übergaben und mehr Zeit für Aufgaben, bei denen Erfahrung und persönliche Entscheidungen zählen.

Dabei arbeite ich eng mit deinem Team zusammen und dokumentiere jeden Workflow verständlich und nachvollziehbar.

Florian AlbertGründer, kiprozess

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