Check anfragen

Automatisierung für Arztpraxen

Automatisierung für Arztpraxen: weniger Telefon und Papier, mehr Zeit für Patientinnen und Patienten

Wir automatisieren die Verwaltung in deiner Praxis: Terminanfragen und Rezeptwünsche werden erfasst und vorsortiert, eingehende Befunde zugeordnet, Erinnerungen verschickt. Neben deinem Praxisverwaltungssystem – und alles Medizinische bleibt bei dir und deinem Team.

Automatisierungs-Check anfragenKostenlos und unverbindlichSo läuft ein Projekt ab
  • Nur Verwaltung, keine medizinischen Entscheidungen
  • Schweigepflicht und Datenschutz von Anfang an

Das Telefon klingelt, das Wartezimmer ist voll – und der Papierkram wartet

Am Empfang treffen Anrufe, E-Mails, Rezeptwünsche und Befunde gleichzeitig ein. Medizinische Fachangestellte verbringen viel Zeit mit Aufgaben, die keine medizinische Ausbildung brauchen.

  • Das Telefon steht nicht still

    Terminwünsche, Rezeptbestellungen, Fragen zu Öffnungszeiten. Wer anruft, hängt in der Warteschleife, und wer am Empfang sitzt, kommt zu nichts anderem.

  • Anliegen kommen über viele Kanäle

    Telefon, E-Mail, Kontaktformular, Online-Buchung. Jemand muss alles sammeln, lesen und an die richtige Stelle geben.

  • Befunde und Briefe müssen zugeordnet werden

    Arztbriefe, Laborbefunde und Schreiben von Kliniken kommen digital und auf Papier. Jedes Dokument muss der richtigen Patientin oder dem richtigen Patienten zugeordnet werden.

  • Termine werden nicht wahrgenommen

    Ausgefallene Termine kosten Zeit und Einnahmen. Erinnerungen und Recalls für Vorsorge schickt das Team, wenn es dazu kommt.

  • Fachkräfte sind knapp

    Medizinische Fachangestellte zu finden ist schwer. Jede Stunde, die in Verwaltung geht, fehlt bei den Patientinnen und Patienten.

Ein Workflow übernimmt die Verwaltung, dein Team kümmert sich um die Menschen in der Praxis.
Rechne nach, was Verwaltung bei dir kostet.

Was kostet dich die Verwaltung in deiner Praxis heute?

Stell die Regler auf deine Werte. Raten ist erlaubt, im Check rechnen wir mit deinen echten Zahlen nach.

20 Std.
35 €
40 %

Mögliche Entlastung pro Jahr

368 Stunden

12.880 Euro

Gerechnet mit 46 Arbeitswochen. Das ist ein Rechenbeispiel auf Basis deiner Annahmen, keine Zusage.

Ergebnis im Check besprechenKostenlos und unverbindlich

KI-Lösungen für Unternehmen

Wir automatisieren die Verwaltung in deiner Praxis und setzen KI nur dort ein, wo Anliegen und Dokumente sortiert werden müssen. Zwei Bausteine arbeiten dabei zusammen.

Abläufe, die sich selbst erledigen

Anfragen aus E-Mail und Formular werden gesammelt, Terminerinnerungen und Recalls verschickt, eingehende Dokumente vorsortiert und zur Zuordnung vorgelegt. Die Workflows laufen im Hintergrund. Was medizinisch ist, entscheidet ausschließlich dein Praxisteam.

KI, die sortiert – und nicht behandelt

KI-Assistenten erkennen, worum es in einer Nachricht geht: Termin, Rezeptwunsch, Überweisung oder Rückfrage. Sie stellen keine Diagnosen, geben keine medizinischen Ratschläge und schätzen keine Dringlichkeit ein. Alles Medizinische und alles Unklare geht an dein Team.

Automatisierungs-Check anfragenKostenlos und unverbindlich

Vier Abläufe, die wir in Arztpraxen am häufigsten automatisieren

Vier Einsätze, die wir in Praxen aufsetzen. Alles bleibt Verwaltung, und jede medizinische Entscheidung trifft dein Team.

Anfragen sammeln und vorsortieren

Nachrichten aus E-Mail und Kontaktformular werden gesammelt, nach Anliegen sortiert und mit den nötigen Angaben vollständig gemacht. Dein Team arbeitet eine geordnete Liste ab statt eines vollen Postfachs.

Rezept- und Überweisungswünsche

Wünsche nach Folgerezepten oder Überweisungen werden strukturiert erfasst und dem Team zur Prüfung vorgelegt. Ob und was ausgestellt wird, entscheidet die Ärztin oder der Arzt.

Erinnerungen und Recalls

Patientinnen und Patienten werden an Termine erinnert und zu fälligen Vorsorge- oder Kontrollterminen eingeladen, auf dem Weg, dem sie zugestimmt haben.

Dokumenteneingang vorsortieren

Eingehende Arztbriefe, Befunde und Schreiben werden erkannt, nach Art sortiert und mit einem Vorschlag zur Zuordnung vorgelegt. Die Zuordnung bestätigt dein Team.

Diese Abläufe in deiner Praxis automatisieren wir

Sechs typische Verwaltungsprozesse aus dem Praxisalltag. Links steht, wie es heute oft läuft, rechts, wie der Workflow die Vorarbeit übernimmt.

Typische Prozesse: heute und mit KI Automatisierung
ProzessHeuteMit KI Automatisierung
TerminanfragenAnfragen per E-Mail und Formular einzeln lesen, zurückrufen und Termine von Hand eintragen.Anfragen werden gesammelt und vollständig gemacht. Dein Team vergibt den Termin mit einem Klick.
RezeptwünscheRezeptbestellungen auf Zetteln und in Mails sammeln und Angaben nachfragen.Wünsche werden strukturiert erfasst und zur ärztlichen Prüfung vorgelegt.
TerminerinnerungenAusgefallene Termine hinnehmen, weil niemand Zeit für Erinnerungen hat.Erinnerungen gehen automatisch raus, Absagen werden gemeldet, frei gewordene Termine sind sichtbar.
RecallFällige Vorsorge- und Kontrolltermine aus Listen heraussuchen und Briefe schreiben.Fällige Patientinnen und Patienten werden erkannt und eingeladen, auf dem vereinbarten Weg.
BefundeingangBriefe und Befunde öffnen, Patientin oder Patient suchen und von Hand zuordnen.Dokumente werden vorsortiert und mit Zuordnungsvorschlag vorgelegt. Dein Team bestätigt.
Häufige FragenÖffnungszeiten, Urlaubsvertretung und Unterlagen am Telefon immer wieder erklären.Organisatorische Fragen werden mit deinen Praxisinfos beantwortet. Medizinisches geht an dein Team.

Ihr Ablauf steht nicht dabei? Schildern Sie ihn uns im Check.

Vier Automatisierungen, die wir in Praxen bauen

Diese Beispiele zeigen, was der Workflow übernimmt und wo dein Team weiterhin entscheidet. Die Zeitwerte sind Beispielannahmen für typische Volumina.

Schriftliche Anfragen vorsortieren

Über E-Mail und Kontaktformular kommen Terminwünsche, Rezeptbestellungen, Überweisungswünsche und Fragen. Der Workflow erkennt das Anliegen, fragt fehlende Angaben nach und legt eine geordnete Liste vor. Medizinische Fragen werden nicht beantwortet, sondern direkt markiert an dein Team gegeben.

  • Anliegen erkennen
  • Fehlende Angaben nachfragen
  • Geordnete Liste fürs Team
  • Medizinisches sofort markieren
  • Keine Diagnose, kein Rat

Zeitersparnis pro Monat

75 % weniger Zeit

20 Std. gespart

Heute
26,7 Std.
Mit Automatisierung
6,7 Std.

Terminerinnerungen und Recalls

Nicht wahrgenommene Termine sind verlorene Zeit. Der Workflow erinnert vor dem Termin, nimmt Absagen entgegen und meldet frei gewordene Zeiten. Fällige Vorsorge- und Kontrolltermine werden erkannt und Einladungen auf dem vereinbarten Weg verschickt.

  • Erinnerung vor dem Termin
  • Absagen entgegennehmen
  • Freie Termine melden
  • Fällige Recalls erkennen
  • Nur mit Einwilligung

Zeitersparnis pro Monat

75 % weniger Zeit

15 Std. gespart

Heute
20 Std.
Mit Automatisierung
5 Std.

Dokumenteneingang vorsortieren

Arztbriefe, Laborbefunde und Klinikschreiben müssen der richtigen Akte zugeordnet werden. Der Workflow erkennt Art und Absender, schlägt die passende Patientin oder den passenden Patienten vor und legt alles geordnet vor. Die Zuordnung und das Lesen der Befunde bleiben bei deinem Team.

  • Dokumentart erkennen
  • Zuordnung vorschlagen
  • Geordnet vorlegen
  • Bestätigung durch dein Team
  • Inhalt wird nicht bewertet

Zeitersparnis pro Monat

67 % weniger Zeit

10 Std. gespart

Heute
15 Std.
Mit Automatisierung
5 Std.

Rezept- und Überweisungswünsche erfassen

Folgerezepte und Überweisungen machen einen großen Teil der Anfragen aus. Der Workflow erfasst die Wünsche strukturiert, prüft, ob alle Angaben da sind, und legt sie gesammelt zur ärztlichen Prüfung vor. Ob etwas ausgestellt wird, entscheidet allein die Ärztin oder der Arzt.

  • Wunsch strukturiert erfassen
  • Angaben vollständig machen
  • Gesammelt vorlegen
  • Ärztliche Entscheidung
  • Rückmeldung an Patienten

Zeitersparnis pro Monat

75 % weniger Zeit

12,5 Std. gespart

Heute
16,7 Std.
Mit Automatisierung
4,2 Std.

So sieht das in deiner Praxis aus

Rezeptwunsch per E-Mail

Eine Patientin schreibt: „Bräuchte noch ein Rezept für meine Tabletten." Der Workflow erkennt den Wunsch, fragt nach den fehlenden Angaben – Medikament, Dosierung, Versichertenkarte – und legt eine vollständige Auflistung dem Team zur ärztlichen Prüfung vor. Ob das Rezept ausgestellt wird, entscheidet allein die Ärztin oder der Arzt. Dein Team bekommt eine geordnete Liste statt eines vollen Postfachs.

Rezeptwunsch mit ergänzten Angaben zu Medikament, Dosierung und Versichertenkarte zur ärztlichen Prüfung.

Laborbefunde im Eingang

Morgens kommen die Befunde aus dem Labor per E-Mail oder Fax ins Haus. Der Workflow erkennt, dass es sich um Laborbefunde handelt, liest Absender und Patientendaten aus und schlägt die passende Akte vor. Dein Team prüft den Vorschlag, bestätigt die Zuordnung und liest den Befund – wie bisher, nur ohne jedes Dokument von Hand durchsuchen zu müssen. Was unklar ist, wird markiert, nicht geraten.

Laborbefund mit vorgeschlagener Patientenakte; das Praxisteam prüft und bestätigt die Zuordnung.

Terminerinnerung und Recall

Am Vorabend bekommen Patientinnen und Patienten ihre Terminerinnerung auf dem Weg, dem sie zugestimmt haben. Wer absagt, wird gemeldet, und der frei gewordene Termin ist sofort sichtbar. Für fällige Vorsorge- und Kontrolltermine geht automatisch eine Einladung raus – ebenfalls nur mit Einwilligung. Ausgefallene Termine und vergessene Recalls bleiben nicht mehr liegen, weil niemand Zeit dafür hat.

Praxiskalender mit Terminerinnerung und vorbereiteter Recall-Einladung bei vorliegender Einwilligung.

KI, die medizinisch mitredet, oder Abläufe, die dein Team entlasten?

Viele Angebote versprechen KI, die Symptome einschätzt oder Patientinnen und Patienten berät. Das ist medizinisch und rechtlich heikel. So unterscheidet sich unser Vorgehen.

KI mit medizinischem Anspruch

  • Maschine schätzt Symptome ein

    Software, die Beschwerden bewertet oder Dringlichkeit einstuft, kann als Medizinprodukt gelten und braucht dann eine Zulassung. Fehler betreffen Menschen direkt.

  • Unklare Verantwortung

    Wenn eine KI Patientinnen und Patienten berät, ist unklar, wer für die Auskunft einsteht.

  • Die Verwaltung bleibt

    Trotz KI-Beratung bleiben Postfach, Rezeptwünsche, Erinnerungen und Dokumente Handarbeit.

kiprozess.com

  • Automatisiert wird nur Verwaltung

    Wir automatisieren Erfassung, Sortierung, Erinnerungen und Vorbereitung. Medizinische Inhalte werden nicht bewertet.

  • Erst prüfen, dann bauen

    Im Automatisierungs-Check klären wir, welcher Ablauf bei dir den größten Hebel hat und welche Daten dafür nötig sind. Vor dem Start bekommst du ein Konzept mit Umfang und Kosten.

  • Dein Team entscheidet

    Termine, Rezepte, Zuordnungen und alles Medizinische bestätigt dein Team. Jeder Durchlauf wird protokolliert.

Automatisierungs-Check anfragenKostenlos und unverbindlich

Vier Regeln, nach denen wir jede Automatisierung in deiner Praxis aufsetzen

Es läuft neben deinem Praxissystem

Wir binden Postfach, Online-Formulare, Terminbuchung und, soweit möglich, dein Praxisverwaltungssystem an. Niemand muss ein neues Programm lernen.

Medizinisch entscheidet dein Team

Der Workflow stellt keine Diagnosen, gibt keine Ratschläge und schätzt keine Dringlichkeit ein. Er sortiert und bereitet vor. Jeder Durchlauf lässt sich nachvollziehen.

Schweigepflicht und Datenschutz

Gesundheitsdaten sind besonders geschützt. Wir klären vorab, welche Daten wohin fließen, geben KI-Diensten so wenig wie möglich, verpflichten alle Beteiligten zur Verschwiegenheit und hosten auf Wunsch auf deiner Infrastruktur oder in der EU.

Ein Prozess nach dem anderen

Wir starten mit dem Ablauf, der dein Team am meisten Zeit kostet – oft die schriftlichen Anfragen oder Erinnerungen –, messen das Ergebnis und erweitern dann.

Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Workflow in deiner Praxis

Mit Schritt 1 startenKostenlos und unverbindlich

  1. Automatisierungs-Check

    30 Minuten, kostenlos. Du schilderst deine Abläufe – vom Empfang bis zum Dokumenteneingang – und wir sagen dir ehrlich, wo sich Automatisierung lohnt und wo nicht.

  2. Konzept und Angebot

    Du bekommst einen Ablaufplan mit Umfang, Kosten, Datenflüssen und erwarteter Entlastung. Erst danach entscheidest du.

  3. Umsetzung mit Testdaten

    Wir bauen den Workflow an deinen echten Systemen und testen ihn mit Testdaten, bevor er mit echten Patientendaten live geht.

  4. Betrieb und Übergabe

    Der Workflow läuft. Wir überwachen ihn, passen ihn an, wenn sich Abläufe ändern, und erklären deinem Team, was dabei passiert.

Fragen, die Arztpraxen zur Automatisierung stellen

Welche Abläufe in einer Arztpraxis lassen sich automatisieren?

Die Verwaltung: schriftliche Anfragen sammeln und vorsortieren, Rezept- und Überweisungswünsche strukturiert erfassen, Terminerinnerungen und Recalls verschicken, eingehende Dokumente vorsortieren und organisatorische Fragen beantworten. Alles Medizinische bleibt bei dir und deinem Team.

Stellt die KI Diagnosen oder schätzt sie Dringlichkeit ein?

Nein. Wir bauen bewusst keine Funktionen, die Symptome bewerten, Dringlichkeit einstufen oder medizinisch beraten. Solche Software kann als Medizinprodukt gelten und ist ein anderes Thema. Unsere Workflows sortieren nach Anliegen und geben alles Medizinische an dein Team.

Wie ist das mit Schweigepflicht und Datenschutz vereinbar?

Gesundheitsdaten sind besonders geschützt und unterliegen der Schweigepflicht. Deshalb klären wir vor dem ersten Workflow, welche Daten wohin fließen, geben KI-Diensten so wenig wie möglich, verpflichten alle Beteiligten zur Verschwiegenheit, schließen Verträge zur Auftragsverarbeitung und hosten auf Wunsch auf deiner Infrastruktur oder in der EU. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall bleibt bei dir.

Funktioniert das mit unserem Praxisverwaltungssystem?

Das hängt vom System ab. Manche bieten Schnittstellen oder Exporte, andere kaum. Viele Abläufe, etwa Anfragen und Erinnerungen, funktionieren auch ohne direkte Anbindung. Was bei dir geht, prüfen wir im Check und sagen es ehrlich.

Was kostet die Automatisierung für unsere Praxis?

Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind und welche Abläufe automatisiert werden. Im kostenlosen Automatisierungs-Check ordnen wir deine Fälle ein. Danach bekommst du ein schriftliches Angebot mit klarem Umfang und Kosten.

Wie schnell sehen wir Ergebnisse?

Der erste Workflow, oft die Erinnerungen oder die schriftlichen Anfragen, ist meist nach wenigen Wochen live. Den konkreten Zeitrahmen nennen wir dir im Konzept, nachdem wir deine Systeme kennen.

Portrait von Florian Albert

Über mich

Die Person hinter kiprozess

Ich unterstütze Unternehmen dabei, wiederkehrende Abläufe sinnvoll mit KI und n8n zu automatisieren – vom ersten passenden Prozess bis zum zuverlässigen Betrieb.

Entscheidend ist der Nutzen im Arbeitsalltag: weniger manuelle Übergaben und mehr Zeit für Aufgaben, bei denen Erfahrung und persönliche Entscheidungen zählen.

Dabei arbeite ich eng mit deinem Team zusammen und dokumentiere jeden Workflow verständlich und nachvollziehbar.

Florian AlbertGründer, kiprozess

Den kostenlosen Automatisierungs-Check direkt buchen

Wähl unten einfach einen Termin, der passt: 30 Minuten, in denen wir gemeinsam schauen, wo in deiner Praxis Zeit in der Verwaltung liegen bleibt. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich – danach bekommst du eine ehrliche Einschätzung, ob sich Automatisierung für dich lohnt.