Check anfragen

Automatisierung für Personaldienstleister

Automatisierung für Personaldienstleister: weniger Verwaltung, mehr Zeit für Bewerbende und Kunden

Wir automatisieren die Routine in deiner Personalvermittlung oder Zeitarbeit: Bewerbungen werden erfasst, Termine abgestimmt, Unterlagen angefordert und Stundennachweise eingesammelt. In deinen bestehenden Tools – und wer zu welcher Stelle passt, entscheidet dein Team.

Automatisierungs-Check anfragenKostenlos und unverbindlichSo läuft ein Projekt ab
  • Läuft mit deinem Bewerbermanagement
  • Auswahl und Entscheidung bleiben beim Menschen

Gute Leute sind schnell weg – wenn die Verwaltung bremst

In der Personaldienstleistung entscheidet Geschwindigkeit. Trotzdem geht viel Zeit für Abtippen, Terminabstimmung und das Hinterherlaufen bei Unterlagen drauf.

  • Bewerbungen kommen über viele Kanäle

    Jobbörsen, E-Mail, WhatsApp, Karriereseite. Angaben aus Lebensläufen werden von Hand ins System übertragen, bevor überhaupt jemand anruft.

  • Termine kosten Telefonate

    Erstgespräch, Vorstellung beim Kunden, Einsatzbeginn. Jeder Termin braucht mehrere Nachrichten, bis er steht, und manche Bewerbende springen dazwischen ab.

  • Unterlagen fehlen beim Einsatzstart

    Ausweis, Nachweise, Bankdaten, Steuer-ID. Was fehlt, fällt oft erst auf, wenn der Einsatz schon beginnen soll.

  • Stundennachweise kommen spät und unvollständig

    Zeiten von Mitarbeitenden im Kundeneinsatz einsammeln, prüfen und mit dem Kunden abstimmen. Jeden Monat dieselbe Jagd vor der Abrechnung.

  • Disponenten verwalten statt vermitteln

    Die Zeit für Gespräche mit Bewerbenden und Kunden schrumpft, weil Verwaltung den Tag füllt.

Ein Workflow übernimmt die Verwaltung, dein Team kümmert sich um die Menschen.
Rechne nach, was Handarbeit bei dir kostet.

Was kostet dich die Verwaltung rund um Bewerbende und Einsätze heute?

Stell die Regler auf deine Werte. Raten ist erlaubt, im Check rechnen wir mit deinen echten Zahlen nach.

30 Std.
45 €
50 %

Mögliche Entlastung pro Jahr

690 Stunden

31.050 Euro

Gerechnet mit 46 Arbeitswochen. Das ist ein Rechenbeispiel auf Basis deiner Annahmen, keine Zusage.

Ergebnis im Check besprechenKostenlos und unverbindlich

KI-Lösungen für Unternehmen

Wir automatisieren die Verwaltung rund um Bewerbende, Einsätze und Kunden und setzen KI dort ein, wo Dokumente gelesen werden müssen. Zwei Bausteine arbeiten dabei zusammen.

Abläufe, die sich selbst erledigen

Bewerbungen aus allen Kanälen landen in deinem System, Termine werden mit Bewerbenden und Kunden abgestimmt, fehlende Unterlagen angefordert, Stundennachweise eingesammelt und abgeglichen. Die Workflows laufen im Hintergrund und legen alles fertig vor.

KI, die liest – und nicht auswählt

KI-Assistenten lesen Lebensläufe, Nachweise und Stundenzettel und übertragen die Angaben in dein System. Sie bewerten oder sortieren Bewerbende bewusst nicht. Wer zu welcher Stelle passt, entscheidet dein Team. Das ist fairer gegenüber Bewerbenden, und für KI, die Bewerbende bewertet, sieht die EU-KI-Verordnung strenge Pflichten vor.

Automatisierungs-Check anfragenKostenlos und unverbindlich

Vier Abläufe, die wir bei Personaldienstleistern am häufigsten automatisieren

Vier Einsätze, die wir bei Personaldienstleistern häufig aufsetzen. Alles läuft in deinen Tools, und jede Entscheidung über Menschen bleibt bei deinem Team.

Bewerbungseingang

Bewerbungen aus Jobbörsen, E-Mail und Karriereseite werden gesammelt, Angaben aus dem Lebenslauf in dein Bewerbermanagement übernommen und eine Eingangsbestätigung verschickt. Dein Team sieht vollständige Profile, ohne abzutippen.

Terminabstimmung

Bewerbende bekommen passende Terminvorschläge für Erstgespräch oder Vorstellung, buchen selbst und werden erinnert. Absagen und Verschiebungen landen direkt bei der zuständigen Person.

Unterlagen zum Einsatzstart

Vor dem Einsatz werden die nötigen Unterlagen angefordert, Eingänge abgehakt und fehlende Dokumente erinnert. Dein Team sieht pro Person, was noch fehlt.

Stundennachweise und Abrechnung

Stundennachweise werden eingesammelt, ausgelesen und mit Einsatzplan und Kundenvereinbarung abgeglichen. Abweichungen werden markiert, der Entwurf für die Abrechnung liegt zur Freigabe bereit.

Diese Abläufe in deiner Personaldienstleistung automatisieren wir

Sechs typische Prozesse aus dem Alltag von Vermittlung und Zeitarbeit. Links steht, wie es heute oft läuft, rechts, wie der Workflow die Vorarbeit übernimmt.

Typische Prozesse: heute und mit KI Automatisierung
ProzessHeuteMit KI Automatisierung
Bewerbungen erfassenLebensläufe aus verschiedenen Kanälen öffnen und Angaben von Hand ins System übertragen.Bewerbungen landen gesammelt im System, die Angaben sind übernommen. Bewertet wird nichts.
EingangsbestätigungBewerbende warten tagelang auf eine Rückmeldung oder hören gar nichts.Jede Bewerbung bekommt sofort eine freundliche Bestätigung mit den nächsten Schritten.
TermineErstgespräche und Vorstellungstermine per Telefon und Nachricht hin und her abstimmen.Bewerbende wählen aus freien Zeiten, bekommen Bestätigung und Erinnerung.
UnterlagenFehlende Dokumente erst am Einsatztag bemerken und hinterhertelefonieren.Unterlagen werden rechtzeitig angefordert und nachgefasst. Der Stand pro Person ist sichtbar.
StundennachweiseZettel und Fotos von Stundennachweisen einsammeln, abtippen und mit dem Kunden abstimmen.Nachweise werden ausgelesen, mit dem Einsatzplan abgeglichen und Abweichungen markiert.
KundenanfragenAnforderungen von Kunden aus Mails und Telefonnotizen in ein Stellenprofil übertragen.Aus der Anfrage entsteht ein strukturiertes Profil mit offenen Fragen. Dein Team klärt und ergänzt.

Ihr Ablauf steht nicht dabei? Schildern Sie ihn uns im Check.

Vier Automatisierungen, die wir bei Personaldienstleistern häufig bauen

Diese Beispiele zeigen, was der Workflow übernimmt und wo dein Team weiterhin entscheidet. Die Zeitwerte sind Beispielannahmen für typische Volumina.

Bewerbungen erfassen, ohne abzutippen

Bewerbungen kommen aus Jobbörsen, per E-Mail und über die Karriereseite. Der Workflow sammelt sie, liest die Angaben aus dem Lebenslauf aus, legt das Profil in deinem Bewerbermanagement an und verschickt eine Eingangsbestätigung. Bewertet oder aussortiert wird nichts, das bleibt bei deinem Team.

  • Alle Kanäle an einem Ort
  • Angaben aus dem Lebenslauf
  • Profil im System anlegen
  • Eingangsbestätigung
  • Keine automatische Bewertung

Zeitersparnis pro Monat

88 % weniger Zeit

35 Std. gespart

Heute
40 Std.
Mit Automatisierung
5 Std.

Termine ohne Telefonschleife

Für Erstgespräche und Vorstellungstermine bekommen Bewerbende freie Zeiten vorgeschlagen und buchen selbst. Bestätigung und Erinnerung gehen automatisch raus. Sagt jemand ab, erfährt es die zuständige Person sofort und kann reagieren.

  • Freie Zeiten vorschlagen
  • Selbst buchen lassen
  • Bestätigung und Erinnerung
  • Absagen sofort melden
  • Kundentermine abstimmen

Zeitersparnis pro Monat

83 % weniger Zeit

20 Std. gespart

Heute
24 Std.
Mit Automatisierung
4 Std.

Unterlagen zum Einsatzstart vollständig

Vor jedem Einsatz müssen Dokumente vollständig sein. Der Workflow fordert die nötigen Unterlagen an, erinnert in festen Abständen, hakt Eingänge ab und meldet rechtzeitig, wenn etwas zum Start noch fehlt.

  • Unterlagen anfordern
  • Erinnerungen nach Plan
  • Eingänge abhaken
  • Fehlendes rechtzeitig melden
  • Stand pro Person

Zeitersparnis pro Monat

80 % weniger Zeit

13,3 Std. gespart

Heute
16,7 Std.
Mit Automatisierung
3,3 Std.

Stundennachweise einsammeln und abgleichen

Jeden Monat müssen Stundennachweise aus vielen Einsätzen zusammenkommen. Der Workflow erinnert Mitarbeitende, liest eingereichte Nachweise aus, gleicht sie mit Einsatzplan und Kundenvereinbarung ab und markiert Abweichungen. Die Abrechnung gibt dein Team frei.

  • Erinnerung an Mitarbeitende
  • Nachweise auslesen
  • Abgleich mit Einsatzplan
  • Abweichungen markieren
  • Abrechnung nach Freigabe

Zeitersparnis pro Monat

80 % weniger Zeit

20 Std. gespart

Heute
25 Std.
Mit Automatisierung
5 Std.

So sieht das in deinem Einsatzalltag aus

Erstgespräch statt Dateneingabe

Eine Bewerberin schickt über die Jobbörse ihren Lebenslauf. Der Workflow legt ihr Profil in deinem Bewerbermanagement an, schickt sofort eine freundliche Eingangsbestätigung und schlägt ihr zwei freie Zeiten für ein Erstgespräch vor. Sie bucht am selben Abend selbst. Am nächsten Morgen sieht dein Disponent ein vollständiges Profil und einen festen Termin – ohne einmal abzutippen.

Aus dem Lebenslauf entsteht ein Bewerberprofil mit Eingangsbestätigung und gebuchtem Erstgespräch.

Unterlagen vollständig vor dem Einsatzstart

Ein Produktionshelfer soll am Montag bei einem Kunden anfangen, aber Ausweiskopie und Nachweise fehlen noch. Der Workflow erinnert ihn freundlich per E-Mail, hakt jeden Eingang ab und meldet deinem Team rechtzeitig, dass noch die Bankdaten fehlen. Bis Freitag ist alles komplett – und keiner musste hinterhertelefonieren.

Checkliste vor Einsatzstart mit eingegangenen Nachweisen, offenen Bankdaten und freundlicher Erinnerung.

Stundennachweise am Monatsende

Aus mehreren Einsätzen kommen Fotos und PDFs von Stundenzetteln. Der Workflow liest die Zeiten aus, gleicht sie mit Einsatzplan und Kundenvereinbarung ab und markiert Abweichungen: zum Beispiel 38 statt 40 Stunden beim Kunden im Lager. Dein Team prüft nur die markierten Fälle und gibt die Abrechnung frei – der Abgleich der unauffälligen Nachweise läuft im Hintergrund.

Stundenabgleich zeigt 40 geplante und 38 nachgewiesene Stunden; die Abweichung wird vor der Abrechnung geprüft.

KI-Tools, die Bewerbende bewerten, oder Abläufe, die dein Team entlasten?

Viele Tools versprechen, die passenden Kandidatinnen und Kandidaten automatisch zu finden. Das klingt schnell, ist aber rechtlich heikel und oft intransparent. So unterscheidet sich unser Vorgehen.

Tools mit automatischer Auswahl

  • Eine Maschine sortiert Menschen

    Ein Algorithmus bewertet Lebensläufe, und niemand kann genau sagen, warum jemand oben oder unten landet.

  • Strenge Pflichten

    KI-Systeme für die Auswahl von Bewerbenden gelten nach der EU-KI-Verordnung als Hochrisiko-Systeme, mit Pflichten zu Aufsicht, Dokumentation und Transparenz.

  • Die Verwaltung bleibt

    Selbst mit Ranking bleiben Terminabstimmung, Unterlagen und Stundennachweise Handarbeit.

kiprozess.com

  • Automatisiert wird die Verwaltung

    Wir automatisieren Erfassung, Termine, Unterlagen und Nachweise, also die Arbeit, die keine Entscheidung über Menschen ist.

  • Erst prüfen, dann bauen

    Im Automatisierungs-Check klären wir, welcher Ablauf bei dir den größten Hebel hat. Vor dem Start bekommst du ein Konzept mit Umfang und Kosten.

  • Entscheidungen bleiben bei dir

    Wer zu welcher Stelle passt, entscheidet dein Team. Abrechnungen gehen erst nach Freigabe raus, jeder Durchlauf wird protokolliert.

Automatisierungs-Check anfragenKostenlos und unverbindlich

Vier Regeln, nach denen wir jede Automatisierung bei Personaldienstleistern aufsetzen

Es läuft in deinen Tools

Wir binden dein Bewerbermanagement, Jobbörsen, Postfach, Kalender und Abrechnung an, soweit sie Schnittstellen haben. Niemand muss ein neues Programm lernen.

Über Menschen entscheiden Menschen

Der Workflow bewertet, sortiert oder lehnt keine Bewerbenden ab. Er erfasst und bereitet vor. Die Auswahl trifft dein Team.

Bewerberdaten bleiben geschützt

Bewerbungsunterlagen enthalten viele persönliche Daten. Wir klären vorab, welche Daten wohin fließen, halten Löschfristen ein und hosten auf Wunsch in der EU – DSGVO-konform dokumentiert.

Ein Prozess nach dem anderen

Wir starten mit dem Ablauf, der dein Team am meisten Zeit kostet – oft der Bewerbungseingang oder die Stundennachweise –, messen das Ergebnis und erweitern dann.

Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Workflow in deiner Personaldienstleistung

Mit Schritt 1 startenKostenlos und unverbindlich

  1. Automatisierungs-Check

    30 Minuten, kostenlos. Du schilderst deine Abläufe – von der Bewerbung bis zur Abrechnung – und wir sagen dir ehrlich, wo sich Automatisierung lohnt und wo nicht.

  2. Konzept und Angebot

    Du bekommst einen Ablaufplan mit Umfang, Kosten, Datenflüssen und erwarteter Entlastung. Erst danach entscheidest du.

  3. Umsetzung mit deinen Daten

    Wir bauen den Workflow an deinen echten Tools und testen ihn mit freigegebenen Beispielen, bevor er live geht.

  4. Betrieb und Übergabe

    Der Workflow läuft. Wir überwachen ihn, passen ihn an, wenn sich Abläufe ändern, und erklären deinem Team, was dabei passiert.

Fragen, die Personaldienstleister zur Automatisierung stellen

Welche Abläufe bei Personaldienstleistern lassen sich automatisieren?

Vor allem die Verwaltung: Bewerbungen aus allen Kanälen erfassen und bestätigen, Termine mit Bewerbenden und Kunden abstimmen, Unterlagen zum Einsatzstart anfordern, Stundennachweise einsammeln und abgleichen sowie Kundenanfragen in Stellenprofile übertragen. Die Auswahl von Bewerbenden bleibt bei deinem Team.

Sortiert die KI Bewerbende aus?

Nein. Wir bauen bewusst keine automatische Bewertung, Rangfolge oder Ablehnung. Die KI liest Angaben aus und überträgt sie, entscheiden tut dein Team. Das ist fairer gegenüber Bewerbenden. Für KI-Systeme, die Bewerbungen filtern oder Bewerbende bewerten, sieht die EU-KI-Verordnung außerdem strenge Pflichten vor.

Funktioniert das mit unserem Bewerbermanagement?

Mit vielen gängigen Systemen, sofern sie eine Schnittstelle oder einen Import bieten. Welche Wege deine Software hergibt, prüfen wir im Check anhand deiner konkreten Ausstattung.

Was ist mit Datenschutz bei Bewerberdaten?

Wir klären vor dem ersten Workflow, welche Daten wohin fließen, geben KI-Diensten nur das Nötige, halten deine Löschfristen ein und hosten auf Wunsch in der EU. Datenflüsse und Auftragsverarbeitung werden dokumentiert.

Lässt sich das mit unserer Zeiterfassung und Lohnabrechnung verbinden?

Ja, soweit deine Systeme Schnittstellen oder Exporte bieten. Der Workflow übergibt die geprüften Stundennachweise an Zeiterfassung oder Lohn. Die eigentliche Lohnabrechnung bleibt bei deinem Fachpersonal oder deinem Dienstleister – wir automatisieren das Einsammeln, Auslesen und den Abgleich davor.

Was kostet die Automatisierung?

Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind und welche Abläufe automatisiert werden. Im kostenlosen Automatisierungs-Check ordnen wir deine Fälle ein. Danach bekommst du ein schriftliches Angebot mit klarem Umfang und Kosten.

Wie schnell sehen wir Ergebnisse?

Der erste Workflow, oft der Bewerbungseingang oder die Terminabstimmung, ist meist nach wenigen Wochen live. Den konkreten Zeitrahmen nennen wir dir im Konzept, nachdem wir deine Tools kennen.

Portrait von Florian Albert

Über mich

Die Person hinter kiprozess

Ich unterstütze Unternehmen dabei, wiederkehrende Abläufe sinnvoll mit KI und n8n zu automatisieren – vom ersten passenden Prozess bis zum zuverlässigen Betrieb.

Entscheidend ist der Nutzen im Arbeitsalltag: weniger manuelle Übergaben und mehr Zeit für Aufgaben, bei denen Erfahrung und persönliche Entscheidungen zählen.

Dabei arbeite ich eng mit deinem Team zusammen und dokumentiere jeden Workflow verständlich und nachvollziehbar.

Florian AlbertGründer, kiprozess

Den kostenlosen Automatisierungs-Check direkt buchen

Wähl unten einfach einen Termin, der passt: 30 Minuten, in denen wir gemeinsam schauen, wo in deiner Personaldienstleistung Zeit liegen bleibt. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich – danach bekommst du eine ehrliche Einschätzung, ob sich Automatisierung für dich lohnt.