Automatisierung für Makler
Wir automatisieren die Routine in deinem Maklerbüro: Anfragen werden beantwortet und qualifiziert, Termine abgestimmt, Unterlagen angefordert und Wiedervorlagen erledigt. Für Immobilien- und Versicherungsmakler, in deinen bestehenden Tools – und beraten tust weiterhin du.
Ob Immobilien oder Versicherungen: Ein großer Teil der Zeit geht für Anfragen, Unterlagen und Nachfassen drauf, bevor es überhaupt um den Abschluss geht.
Auf ein Objekt oder eine Anzeige kommen Dutzende Anfragen. Jede will beantwortet werden, aber nur wenige führen zu einem Termin.
Besichtigungen und Beratungstermine brauchen mehrere Nachrichten, bis sie stehen. Absagen kommen kurzfristig.
Selbstauskunft, Nachweise, Vertragsunterlagen, Schadenfotos. Hinterherlaufen ist Alltag, und der Stand steht in keiner Liste.
Vertragsabläufe, Anpassungen, Nachfassen bei Interessenten. Wer nicht von selbst daran erinnert wird, verliert Geschäft.
Portale, Maklersoftware, Postfach und Excel. Dieselben Angaben werden mehrfach eingetragen.
Ein Workflow übernimmt die Verwaltung, du kümmerst dich um Beratung und Abschluss.
Rechne nach, was Handarbeit bei dir kostet.
Stell die Regler auf deine Werte. Raten ist erlaubt, im Check rechnen wir mit deinen echten Zahlen nach.
Mögliche Entlastung pro Jahr
345 Stunden
20.700 Euro
Gerechnet mit 46 Arbeitswochen. Das ist ein Rechenbeispiel auf Basis deiner Annahmen, keine Zusage.
Ergebnis im Check besprechenKostenlos und unverbindlichWir automatisieren die Abläufe in deinem Maklerbüro und setzen KI dort ein, wo Anfragen und Dokumente verstanden werden müssen. Zwei Bausteine arbeiten dabei zusammen.
Anfragen aus Portalen und Postfach landen in deinem CRM, Termine werden abgestimmt und erinnert, Unterlagen angefordert und nachgefasst, Wiedervorlagen pünktlich ausgelöst. Die Workflows laufen im Hintergrund. Beratung, Empfehlungen und Abschlüsse bleiben bei dir.
Wo Sprache gefragt ist, helfen KI-Assistenten, die mit deinen Unterlagen arbeiten: Objektdaten, Tarifinformationen, Bedingungen und bisherige Korrespondenz. Sie beantworten Standardfragen, schreiben Entwürfe für Exposés und Antworten und lesen eingehende Dokumente aus. Was unsicher ist, geht an dich.
Vier Einsätze, die wir bei Maklern häufig aufsetzen. Alles läuft mit deinen Daten und in deinen Tools – beraten und entscheiden tust du.
Anfragen aus Portalen, Webseite und Postfach werden erfasst, mit den passenden Informationen beantwortet und um die wichtigen Angaben ergänzt. Ernsthafte Interessenten landen mit Kontext in deinem CRM, du entscheidest über den nächsten Schritt.
Interessenten und Kunden wählen aus freien Zeiten, bekommen Bestätigung, Anfahrt und Erinnerung. Absagen werden sofort gemeldet, frei gewordene Zeiten neu vergeben.
Benötigte Unterlagen werden angefordert, Eingänge ausgelesen, zugeordnet und abgehakt. Du siehst pro Vorgang, was noch fehlt, ohne Postfach und Ordner zu durchsuchen.
Aus Objektdaten, Notizen und Fotos entstehen Exposé-Entwürfe und Portaltexte. Pflichtangaben werden geprüft, bevor etwas veröffentlicht wird. Freigeben tust du.
Sechs typische Prozesse aus dem Makleralltag. Links steht, wie es heute oft läuft, rechts, wie der Workflow es übernimmt.
| Prozess | Heute | Mit KI Automatisierung |
|---|---|---|
| Portalanfragen | Jede Anfrage aus Portalen einzeln beantworten, Exposé schicken und Kontakt von Hand ins CRM übertragen. | Anfragen werden beantwortet, das Exposé geht raus, der Kontakt landet mit Angaben im CRM. |
| Besichtigungen und Beratungstermine | Termine per Telefon und Nachricht abstimmen und am Vortag von Hand erinnern. | Interessenten buchen selbst, Bestätigung und Erinnerung laufen automatisch. |
| Unterlagen | Fehlende Nachweise und Selbstauskünfte immer wieder einzeln anfordern. | Unterlagen werden angefordert, ausgelesen und abgehakt. Der Stand pro Vorgang ist sichtbar. |
| Exposés | Objektdaten, Beschreibung und Pflichtangaben für jedes Portal von Hand zusammenstellen. | Aus deinen Daten entsteht ein Entwurf, Pflichtangaben werden geprüft. Du gibst frei. |
| Wiedervorlagen | Vertragsabläufe und Nachfasstermine im Kalender suchen oder vergessen. | Wiedervorlagen werden pünktlich ausgelöst, mit vorbereiteter Nachricht zur Prüfung. |
| Schadenmeldungen | Schadenmeldungen aus Mail und Telefon sammeln, Fotos anfordern und an den Versicherer weitergeben. | Meldungen werden erfasst, fehlende Angaben nachgefragt und vollständig zur Weitergabe vorbereitet. |
Ihr Ablauf steht nicht dabei? Schildern Sie ihn uns im Check.
Diese Beispiele zeigen, was der Workflow übernimmt und wo du weiterhin entscheidest. Die Zeitwerte sind Beispielannahmen für typische Volumina.
Auf jedes Objekt oder jede Anzeige kommen viele Anfragen. Der Workflow beantwortet sie mit den passenden Unterlagen, fragt die wichtigsten Angaben ab und legt den Kontakt mit Verlauf in deinem CRM an. Du siehst sofort, wer ernsthaft interessiert ist.
Zeitersparnis pro Monat
83 % weniger Zeit
16,7 Std. gespart
Für Besichtigungen und Beratungstermine wählen Interessenten und Kunden aus freien Zeiten. Bestätigung, Anfahrt und Erinnerung gehen automatisch raus. Absagen werden sofort gemeldet, und frei gewordene Zeiten können neu vergeben werden.
Zeitersparnis pro Monat
83 % weniger Zeit
10 Std. gespart
Ohne vollständige Unterlagen geht kein Vorgang weiter. Der Workflow fordert an, was fehlt, erinnert in festen Abständen, liest eingehende Dokumente aus und ordnet sie dem richtigen Vorgang zu. Du siehst jederzeit den Stand.
Zeitersparnis pro Monat
80 % weniger Zeit
13,3 Std. gespart
Vertragsabläufe, Anpassungen und Nachfasstermine sind bares Geld, wenn man sie nicht verpasst. Der Workflow behält sie im Blick, meldet sie rechtzeitig und bereitet eine Nachricht an den Kunden vor. Du prüfst und schickst ab.
Zeitersparnis pro Monat
80 % weniger Zeit
6,7 Std. gespart
Du überträgst das neue Exposé auf dein Portal. Noch am selben Tag kommen die ersten Anfragen: Der Workflow beantwortet sie mit dem Exposé, fragt fehlende Angaben wie Finanzierungssituation und Kontaktdaten ab und legt jeden Interessenten mit dem bisherigen Verlauf in deiner Maklersoftware an. Am Morgen siehst du eine sortierte Liste, wer ernsthaft interessiert ist, statt im Portalpostfach zu wühlen.
Ein Interessent meldet sich zur Eigentumswohnung und soll diese Woche reinsehen. Er bekommt deine freien Zeiten, bucht selbst einen Slot und erhält die Bestätigung mit Adresse, Anfahrt und den Unterlagen zur Besichtigung. Am Vortag kommt die Erinnerung. Sagt er kurzfristig ab, erfährst du es sofort und kannst den freien Slot der nächsten Anfrage anbieten – ohne einen einzigen Anruf.
Nach dem Notartermin stehen Abwicklung und Übergabe an: Der Workflow erinnert dich und die Beteiligten an Fristen, sammelt fehlende Unterlagen wie Grundschuldzustimmungen und Abrechnungen, bereitet die Checkliste für die Schlüsselübergabe vor und hält den Stand pro Vorgang fest. Wenn die Zahlung eingeht, ist das dokumentiert. Du musst nicht jeden Fall im Kopf mitführen, und kein Vorgang geht unter.
Maklersoftware und Portale sind die Grundlage, und die solltest du behalten. Die Zeit geht meist dazwischen verloren: beim Übertragen, Nachfassen und Erinnern. So unterscheidet sich unser Vorgehen.
Portale, Postfach, CRM und Maklersoftware arbeiten getrennt. Was dazwischen liegt, überträgt jemand von Hand.
Die Software funktioniert so, wie sie gebaut ist. Deine Abläufe und deine Art zu beraten müssen sich anpassen.
Interessenten, Unterlagen und Wiedervorlagen bleiben liegen, wenn niemand daran denkt.
Wir verbinden Portale, Postfach, Kalender, CRM und Maklersoftware, soweit sie Schnittstellen haben. Niemand muss umziehen.
Im Automatisierungs-Check klären wir, welcher Ablauf bei dir den größten Hebel hat. Vor dem Start bekommst du ein Konzept mit Umfang und Kosten.
Empfehlungen, Angebote und Abschlüsse macht der Workflow nicht. Er bereitet vor, du entscheidest. Jeder Durchlauf wird protokolliert.
Wir binden Portale, Maklersoftware, CRM, Postfach und Kalender an, soweit sie Schnittstellen haben. Niemand muss ein neues Programm lernen.
Der Workflow beantwortet Standardfragen und bereitet vor. Empfehlungen, Angebote und alles, was eine Beratung braucht, bleiben bei dir. Jeder Durchlauf lässt sich nachvollziehen.
Selbstauskünfte und Vertragsunterlagen sind sensibel. Wir klären vorab, welche Daten wohin fließen, geben KI-Diensten nur das Nötige und hosten auf Wunsch in der EU – DSGVO-konform dokumentiert.
Wir starten mit dem Ablauf, der dich am meisten Zeit kostet – oft die Anfragen –, messen das Ergebnis und erweitern erst dann auf die nächsten Prozesse.
30 Minuten, kostenlos. Du schilderst deine Abläufe – von der Anfrage bis zur Wiedervorlage – und wir sagen dir ehrlich, wo sich Automatisierung lohnt und wo nicht.
Du bekommst einen Ablaufplan mit Umfang, Kosten und erwarteter Entlastung. Erst danach entscheidest du.
Wir bauen den Workflow an deinen echten Tools und testen ihn mit echten Anfragen und Vorgängen, bevor er live geht.
Der Workflow läuft. Wir überwachen ihn, passen ihn an, wenn sich etwas ändert, und erklären dir, was dabei passiert.
Mit den gängigen Programmen wie Flowfact, onOffice, Propstack oder EstateOffice und den großen Portalen, sofern sie eine Schnittstelle oder einen Import bieten. Anfragen aus dem Portalpostfach landen trotzdem direkt in deinem System, Kontakte müssen nicht doppelt eingetragen werden. Welche Wege deine konkrete Ausstattung hergibt, prüfen wir im Check.
Ja. Aus Objektdaten, deinen Notizen und den Fotos entsteht ein Exposé-Entwurf mit den Pflichtangaben, die du brauchst. Energieausweis, Baujahr und Provision werden geprüft, bevor etwas rausgeht. Freigeben und veröffentlichen tust du – der Workflow liefert nur den sauberen Entwurf.
Nein. Der Workflow beantwortet Standardfragen zu Objekt, Unterlagen oder Terminen und bereitet Entwürfe vor. Empfehlungen, Angebote und Beratung bleiben bei dir – auch bei Versicherungsthemen, wo es um Tarifauswahl und Deckung geht. Bei allem, was darüber hinausgeht, gibt der Workflow an dich ab.
Für beide. Die Abläufe unterscheiden sich im Detail – beim Immobilienmakler stehen Exposés und Besichtigungen im Vordergrund, beim Versicherungsmakler Vertragsunterlagen, Schadenmeldungen und Wiedervorlagen. Das Muster ist gleich: Anfragen, Termine, Unterlagen und Fristen. Im Check schauen wir, welche Abläufe in deinem Büro den größten Hebel haben.
Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind und welche Abläufe automatisiert werden. Im kostenlosen Automatisierungs-Check ordnen wir deine Fälle ein, danach bekommst du ein Angebot mit klarem Umfang und Kosten. Der erste Workflow, oft bei Anfragen oder Terminen, ist meist nach wenigen Wochen live.
Über mich
Ich unterstütze Unternehmen dabei, wiederkehrende Abläufe sinnvoll mit KI und n8n zu automatisieren – vom ersten passenden Prozess bis zum zuverlässigen Betrieb.
Entscheidend ist der Nutzen im Arbeitsalltag: weniger manuelle Übergaben und mehr Zeit für Aufgaben, bei denen Erfahrung und persönliche Entscheidungen zählen.
Dabei arbeite ich eng mit deinem Team zusammen und dokumentiere jeden Workflow verständlich und nachvollziehbar.
Florian AlbertGründer, kiprozess
Wähl unten einfach einen Termin, der passt: 30 Minuten, in denen wir gemeinsam schauen, wo in deinem Maklerbüro Zeit liegen bleibt. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich – danach bekommst du eine ehrliche Einschätzung, ob sich Automatisierung für dich lohnt.
