Automatisierungen mit ChatGPT
Dein Team nutzt ChatGPT schon, kopiert aber Texte zwischen Browser, Postfach und CRM hin und her. Wir binden die Modelle hinter ChatGPT direkt in deine Programme ein, damit wiederkehrende Aufgaben von selbst vorbereitet werden – und dein Team entscheidet, was rausgeht.
In vielen Unternehmen wird ChatGPT genutzt, aber jede Person auf ihre Art. Der Nutzen bleibt klein, und die Risiken wachsen.
Text aus der E-Mail in ChatGPT, Antwort zurück ins Postfach, Ergebnis ins CRM. Die gesparte Zeit geht beim Kopieren wieder verloren.
Die Qualität der Ergebnisse hängt davon ab, wer gerade fragt. Gute Anweisungen liegen verstreut in einzelnen Chats.
Ohne Zugriff auf Kundendaten, Preise und Unterlagen bleiben die Antworten allgemein.
Mitarbeitende kopieren Kundendaten oder Verträge in private Zugänge. Dafür gelten deren Bedingungen, nicht die eines Firmenvertrags.
Der Chat wartet auf eine Eingabe. Wenn nachts eine Anfrage oder ein Dokument kommt, bleibt es bis morgen liegen.
Ein Workflow macht aus ChatGPT einen festen Teil deiner Abläufe, mit Regeln für die Daten.
Rechne nach, was Handarbeit bei dir kostet.
Stell die Regler auf deine Werte. Raten ist erlaubt, im Check rechnen wir mit deinen echten Zahlen nach.
Mögliche Entlastung pro Jahr
460 Stunden
23.000 Euro
Gerechnet mit 46 Arbeitswochen. Das ist ein Rechenbeispiel auf Basis deiner Annahmen, keine Zusage.
Ergebnis im Check besprechenKostenlos und unverbindlichHinter ChatGPT stehen die Modelle von OpenAI. Über die Schnittstelle lassen sie sich direkt in Abläufe einbauen, ohne dass jemand im Chatfenster tippt. Zwei Bausteine arbeiten dabei zusammen.
Ein Ereignis startet den Ablauf: eine neue E-Mail, ein Formular, ein hochgeladenes Dokument. Der Workflow gibt die Aufgabe mit festen, getesteten Anweisungen an das Modell und legt das Ergebnis direkt an der richtigen Stelle ab, als Entwurf im Postfach, Eintrag im CRM oder Datei in der Ablage.
Wir verbinden das Modell mit deinen freigegebenen Unterlagen, Preislisten und Kundendaten. So beruhen die Antworten auf deinen Daten und nennen die Fundstelle. Was das Modell sehen darf, legen wir vorher fest.
Vier Einsätze, die wir häufig aufsetzen. Alles läuft mit deinen Unterlagen und in deinen Tools – was rausgeht, gibt dein Team frei.
Wir richten den Zugang über die OpenAI-API ein oder, wenn Daten in der EU verarbeitet werden sollen, über Azure OpenAI in Microsoft Foundry mit EU-Datenzone. Laut OpenAI werden Daten aus API und Business-Tarifen standardmäßig nicht zum Training genutzt. Datenflüsse dokumentieren wir.
Wir verbinden das Modell über n8n oder eigene Schnittstellen mit Microsoft 365, Google Workspace, deinem CRM, Ticketsystem oder Shop.
Wir bauen Assistenten mit festen Anweisungen und Zugriff auf die passenden Unterlagen, etwa für Vertrieb, Kundenservice oder interne Fragen, im Teamchat oder als eigene Oberfläche.
Wir zeigen deinem Team, wie die Abläufe funktionieren und wo Freigaben nötig sind, und betreuen die Workflows im Betrieb.
Sechs typische Fälle. Links steht, wie es heute oft läuft, rechts, wie der Workflow es übernimmt.
| Prozess | Heute | Mit KI Automatisierung |
|---|---|---|
| Info-Postfach | Jede Mail lesen, Kundendaten suchen und eine Antwort tippen oder in ChatGPT vorschreiben lassen. | Anliegen und Kunde werden erkannt, der Antwortentwurf liegt im Postfach. Dein Team prüft und sendet. |
| Neue Anfragen | Vor dem Rückruf die Webseite des Interessenten von Hand durchsehen. | Öffentliche Angaben werden zusammengefasst und mit einem Gesprächsleitfaden im CRM abgelegt. |
| Inhalte weiterverwenden | Aus einem Webinar oder Fachartikel von Hand Posts, Newsletter und Blogtext ableiten. | Aus dem Ausgangsmaterial entstehen Entwürfe für jeden Kanal, abgelegt zur Freigabe. |
| Interne Fragen | Kolleginnen und Kollegen fragen immer wieder nach Spesen, Abläufen oder Datenblättern. | Ein Assistent im Teamchat antwortet aus deinen Handbüchern und verlinkt die Quelle. |
| Zusammenfassungen | Lange Mailverläufe und Protokolle lesen, um auf den Stand zu kommen. | Zu jedem Vorgang gibt es eine kurze Zusammenfassung mit offenen Punkten. |
| Dokumente auslesen | Angaben aus Formularen und PDFs von Hand in Tabellen übertragen. | Die Angaben werden ausgelesen und in festem Format übergeben. Unklares wird markiert. |
Ihr Ablauf steht nicht dabei? Schildern Sie ihn uns im Check.
Diese Beispiele zeigen, was der Workflow übernimmt und wo dein Team weiterhin entscheidet. Die Zeitwerte sind Beispielannahmen für typische Volumina.
Eine Mail kommt im Info-Postfach an. Der Workflow erkennt Anliegen, Dringlichkeit und Kunde, holt die letzten Vorgänge aus dem CRM und legt einen Antwortentwurf in deinem Ton als Entwurf in Outlook oder Gmail ab. Dein Team prüft und klickt auf Senden.
Zeitersparnis pro Monat
80 % weniger Zeit
33,3 Std. gespart
Jemand füllt das Kontaktformular aus. Der Workflow fasst öffentlich verfügbare Angaben zur Firma zusammen, etwa von deren Webseite, und legt eine kurze Vorbereitung mit Gesprächsfragen im CRM ab. Personenbezogene Recherche in sozialen Netzwerken gehört nicht dazu.
Zeitersparnis pro Monat
85 % weniger Zeit
17 Std. gespart
Du nimmst ein Video auf oder veröffentlichst einen Fachartikel. Der Workflow schreibt das Video ab und erstellt Entwürfe für Social-Media-Beiträge, einen Newsletter und einen Blogtext nach deinen Vorgaben. Alles landet zur Freigabe in deinem Redaktionsplan.
Zeitersparnis pro Monat
75 % weniger Zeit
12 Std. gespart
Statt Kolleginnen und Kollegen immer wieder dieselben Fragen zu stellen, fragt dein Team einen Assistenten in Microsoft Teams oder Slack. Er durchsucht freigegebene Handbücher und Datenblätter und antwortet mit Link zur Quelle. Findet er nichts, sagt er das.
Zeitersparnis pro Monat
83 % weniger Zeit
25 Std. gespart
ChatGPT im Browser ist ein guter Einstieg. Für wiederkehrende Aufgaben im Unternehmen reicht es nicht. So unterscheidet sich das.
Jemand kopiert Inhalte hinein und Ergebnisse heraus. Die Aufgabe läuft nur, wenn jemand daran denkt.
Jede Person formuliert anders, gute Anweisungen gehen in einzelnen Chats verloren.
Wenn Mitarbeitende private Konten nutzen, ist nicht geregelt, was mit Firmendaten passiert.
Neue Mails, Formulare oder Dokumente starten den Ablauf. Das Ergebnis liegt im richtigen Programm.
Die Anweisungen stehen fest im Ablauf und sind mit echten Beispielen getestet. Die Qualität ist bei jedem Durchlauf gleich.
Wir nutzen API oder Microsoft Foundry mit klaren Datenregeln und bauen Freigaben dort ein, wo es zählt.
Wir binden die Modelle an Postfach, CRM, Teamchat und Ablage an. Niemand muss ein neues Programm lernen.
Der Workflow bereitet vor. Was an Kunden geht oder veröffentlicht wird, gibt eine Person frei. Jeder Durchlauf wird protokolliert.
Keine privaten Konten für Firmendaten. Wir nutzen Firmenzugänge, auf Wunsch mit EU-Datenzone, und geben dem Modell nur, was die Aufgabe braucht.
Wir starten mit dem Ablauf, der dich am meisten Zeit kostet, oft das Postfach, messen das Ergebnis und erweitern erst dann.
30 Minuten, kostenlos. Du schilderst deine Abläufe, und wir sagen dir ehrlich, wo sich eine Automatisierung mit ChatGPT lohnt und wo nicht.
Du bekommst einen Ablaufplan mit Zugang, Datenregeln, Umfang, Kosten und erwarteter Entlastung. Erst danach entscheidest du.
Wir bauen den Workflow an deinen echten Tools und testen ihn mit echten Fällen, bevor er live geht.
Der Workflow läuft. Wir überwachen ihn, prüfen neue Modellversionen und passen die Abläufe an, wenn sich etwas ändert.
Nicht über das Chatfenster, sondern über die Schnittstelle von OpenAI. Ein Workflow, etwa in n8n, holt die Daten aus Postfach, CRM oder Ablage, gibt sie mit festen Anweisungen an das Modell und legt das Ergebnis wieder im richtigen Programm ab.
Laut OpenAI werden Daten aus der API und aus ChatGPT Business und Enterprise standardmäßig nicht zum Training genutzt. Bei privaten Konten gelten andere Bedingungen. Deshalb nutzen wir für Automatisierungen nur Firmenzugänge.
Mit dem richtigen Zugang und klaren Regeln, ja. Sollen Daten in der EU verarbeitet werden, nutzen wir die OpenAI-Modelle über Azure OpenAI in Microsoft Foundry mit EU-Datenzone. Datenschutzkonform ist am Ende immer der ganze Ablauf, deshalb klären und dokumentieren wir die Datenflüsse vor dem ersten Workflow.
Die Nutzung der Schnittstelle wird nach Menge abgerechnet, dazu kommt der Aufbau des Workflows. Wie viel das bei deinem Volumen ausmacht, schätzen wir im kostenlosen Automatisierungs-Check ab. Danach bekommst du ein schriftliches Angebot.
Die OpenAI-Modelle sind breit einsetzbar und in vielen Programmen bereits integriert, gerade in der Microsoft-Welt. Für sehr genaues Arbeiten nach langen Vorgaben kann Claude besser passen, für große Medienmengen Gemini. Wir sind an kein Modell gebunden und wählen pro Aufgabe.
Der erste Workflow, oft das Postfach, ist meist nach wenigen Wochen live. Den konkreten Zeitrahmen nennen wir dir im Konzept, nachdem wir deine Tools kennen.
Über mich
Ich unterstütze Unternehmen dabei, wiederkehrende Abläufe sinnvoll mit KI und n8n zu automatisieren – vom ersten passenden Prozess bis zum zuverlässigen Betrieb.
Entscheidend ist der Nutzen im Arbeitsalltag: weniger manuelle Übergaben und mehr Zeit für Aufgaben, bei denen Erfahrung und persönliche Entscheidungen zählen.
Dabei arbeite ich eng mit deinem Team zusammen und dokumentiere jeden Workflow verständlich und nachvollziehbar.
Florian AlbertGründer, kiprozess
Wähl unten einfach einen Termin, der passt: 30 Minuten, in denen wir gemeinsam schauen, welche Aufgaben sich mit ChatGPT automatisieren lassen. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich – danach bekommst du eine ehrliche Einschätzung.
