Automatisierung für Handwerksbetriebe
Wir automatisieren den Bürokram in deinem Betrieb: Anfragen werden erfasst und vorsortiert, Angebote entstehen aus deinen Positionen, Termine und Rechnungen laufen ohne Abtippen. Mit deiner Handwerkersoftware – und du entscheidest, was rausgeht.
In vielen Betrieben wird tagsüber gearbeitet und abends Papierkram erledigt. Anfragen, Angebote, Termine und Rechnungen bleiben an wenigen Leuten hängen.
Telefon, E-Mail, WhatsApp, Kontaktformular. Wichtige Angaben fehlen, und bis jemand zurückruft, hat der Kunde schon den nächsten Betrieb gefragt.
Aufmaß, Notizen und Fotos von der Baustelle müssen in ein Angebot. Oft dauert das länger als die Besichtigung selbst.
Kunden, Mitarbeitende und Material müssen zusammenpassen. Jede Verschiebung bedeutet Anrufe, Nachrichten und einen neuen Plan.
Stundenzettel, Materialscheine und Lieferantenrechnungen werden von Hand übertragen. Rechnungen gehen später raus, als sie könnten.
Eine Bürokraft zu finden ist so schwer wie einen Gesellen. Ohne Entlastung bleibt der Papierkram bei dir.
Ein Workflow übernimmt die Routine im Büro, ohne dass du deine Software wechselst.
Rechne nach, was der Papierkram bei dir kostet.
Stell die Regler auf deine Werte. Raten ist erlaubt, im Check rechnen wir mit deinen echten Zahlen nach.
Mögliche Entlastung pro Jahr
345 Stunden
18.975 Euro
Gerechnet mit 46 Arbeitswochen. Das ist ein Rechenbeispiel auf Basis deiner Annahmen, keine Zusage.
Ergebnis im Check besprechenKostenlos und unverbindlichWir automatisieren die Abläufe im Büro deines Betriebs und setzen KI dort ein, wo Notizen, Fotos und Nachrichten verstanden werden müssen. Zwei Bausteine arbeiten dabei zusammen.
Anfragen werden erfasst und vollständig gemacht, Termine bestätigt und erinnert, Stundenzettel und Materialscheine in die Rechnung übernommen, Lieferantenrechnungen ausgelesen. Die Workflows laufen im Hintergrund. Bei Preisen, Angeboten und Rechnungen gibst du das letzte Wort.
Wo Sprache gefragt ist, helfen KI-Assistenten: Sie machen aus Sprachnachrichten, Notizen und Fotos von der Baustelle einen sauberen Angebotsentwurf mit deinen Positionen, beantworten Standardfragen von Kunden und fassen lange Nachrichtenverläufe zusammen. Was unsicher ist, geht an dich.
Vier Einsätze, die wir in Handwerksbetrieben häufig aufsetzen. Alles läuft mit deinen Daten und deiner Software – bei Preisen und Rechnungen gibst du frei.
Anfragen per E-Mail, Formular oder Messenger werden gesammelt, nach Gewerk und Dringlichkeit sortiert und um fehlende Angaben ergänzt: Adresse, Fotos, Maße, Wunschtermin. Du bekommst eine vollständige Anfrage statt fünf Rückfragen.
Aus Sprachnachricht, Aufmaß und Fotos entsteht ein Angebotsentwurf mit deinen hinterlegten Positionen und Preisen. Du prüfst, passt an und schickst es aus deiner Software raus.
Termine werden bestätigt, am Vortag erinnert und bei Verschiebungen neu abgestimmt. Kunden bekommen rechtzeitig Bescheid, dein Team einen aktuellen Plan.
Stundenzettel und Materialscheine fließen in den Rechnungsentwurf, Lieferantenrechnungen werden ausgelesen und dem Auftrag zugeordnet. Offene Posten werden freundlich erinnert, nachdem du freigegeben hast.
Sechs typische Prozesse aus dem Handwerksalltag. Links steht, wie es heute oft läuft, rechts, wie der Workflow es übernimmt.
| Prozess | Heute | Mit KI Automatisierung |
|---|---|---|
| Kundenanfragen | Anfragen aus Telefon, Mail und Messenger auf Zetteln sammeln und für jede Angabe zurückrufen. | Anfragen landen gesammelt an einem Ort, fehlende Angaben und Fotos werden automatisch nachgefragt. |
| Angebote | Abends Notizen und Aufmaß abtippen und Positionen aus alten Angeboten zusammensuchen. | Aus Notizen, Aufmaß und Fotos entsteht ein Entwurf mit deinen Positionen. Du prüfst und schickst. |
| Nachfassen bei Angeboten | Offene Angebote vergessen, weil niemand Zeit zum Nachtelefonieren hat. | Nach einer festen Frist geht eine freundliche Nachfrage raus. Antworten landen bei dir. |
| Termine | Termine telefonisch abstimmen, verschieben und Kunden am Vortag von Hand erinnern. | Bestätigung und Erinnerung laufen automatisch, Verschiebungen werden mit dem Kunden neu abgestimmt. |
| Rechnungen | Stundenzettel und Materialscheine sammeln und Positionen in die Rechnung übertragen. | Zeiten und Material fließen in den Rechnungsentwurf. Du prüfst und gibst frei. |
| Lieferantenrechnungen | Rechnungen vom Großhandel abtippen und Aufträgen von Hand zuordnen. | Rechnungen werden ausgelesen, mit Bestellungen abgeglichen und dem Auftrag zugeordnet. |
Ihr Ablauf steht nicht dabei? Schildern Sie ihn uns im Check.
Diese Beispiele zeigen, was der Workflow übernimmt und wo du weiterhin entscheidest. Die Zeitwerte sind Beispielannahmen für typische Volumina.
Viele Anfragen kommen ohne Adresse, Maße oder Fotos. Der Workflow sammelt Anfragen aus E-Mail, Formular und Messenger, erkennt, was fehlt, fragt freundlich nach und legt dir eine vollständige Anfrage vor, sortiert nach Gewerk und Dringlichkeit.
Zeitersparnis pro Monat
80 % weniger Zeit
12 Std. gespart
Nach der Besichtigung sprichst du kurz ein, was gemacht werden muss, und schickst Aufmaß und Fotos. Der Workflow macht daraus einen Angebotsentwurf mit deinen Positionen und Preisen aus deiner Software. Du prüfst, passt an und schickst ab.
Zeitersparnis pro Monat
75 % weniger Zeit
18,8 Std. gespart
Abgestimmte Termine werden dem Kunden bestätigt und am Vortag erinnert. Sagt jemand ab oder muss dein Team verschieben, schlägt der Workflow neue Termine vor und aktualisiert den Plan. Weniger verpasste Termine, weniger Telefonate.
Zeitersparnis pro Monat
83 % weniger Zeit
6,7 Std. gespart
Zwischen Auftragsende und Rechnung vergehen oft Wochen. Der Workflow sammelt Stundenzettel und Materialscheine zum Auftrag, erstellt den Rechnungsentwurf und legt ihn dir vor. Nach deiner Freigabe geht die Rechnung raus, offene Posten werden erinnert.
Zeitersparnis pro Monat
73 % weniger Zeit
11 Std. gespart
Ein Kunde schickt per WhatsApp ein Foto vom Sicherungskasten und beschreibt knapp, was er will. Der Workflow ergänzt die fehlenden Angaben – Wohnfläche, Zuleitung, gewünschter Termin – und erstellt einen Angebotsentwurf mit deinen Positionen für E-Check und Unterverteilung. Du prüfst die Technik, er schickt ab. So geht das Angebot raus, bevor der Kunde zum nächsten Elektriker weiterklickt.
Nach der Besichtigung sprichst du eine Sprachnachricht: zwei Zimmer, Rauhfaser ab, Tapezierarbeit an einer Wand. Zusammen mit den Fotos vom Aufmaß entsteht der Entwurf mit deinen Positionen pro Quadratmeter. Was im Aufmaß unklar ist, wird markiert – nicht geraten. Du prüfst, passt an und schickst das Angebot aus deiner Software raus.
Nach dem Austausch der Therme fließen Materialschein und Stundenzettel automatisch in die Rechnung – der Kunde bekommt sie innerhalb von Tagen statt Wochen. Die Zahlungserinnerung nach 14 Tagen läuft freundlich und automatisch, nachdem du sie freigegeben hast. Du musst nichts abtippen, aber es geht nichts raus ohne dein Okay.
Handwerkersoftware ist die Grundlage, und die solltest du behalten. Die Zeit geht meist davor und dazwischen verloren: beim Erfassen, Abtippen und Nachfassen. So unterscheidet sich unser Vorgehen.
Die Software kann viel, aber Anfragen, Notizen, Stundenzettel und Rechnungen tippt jemand von Hand ein.
Die Software funktioniert so, wie sie gebaut ist. Dein Gewerk, deine Kunden und deine Abläufe müssen sich anpassen.
Offene Angebote, fehlende Angaben und unbezahlte Rechnungen bleiben liegen, wenn niemand daran denkt.
Wir verbinden E-Mail, Messenger, Kalender und deine Handwerkersoftware, soweit sie eine Schnittstelle hat. Niemand muss umziehen.
Im Automatisierungs-Check klären wir, welcher Ablauf bei dir den größten Hebel hat. Vor dem Start bekommst du ein Konzept mit Umfang und Kosten.
Angebote und Rechnungen gehen erst nach deiner Freigabe raus. Jeder Durchlauf wird protokolliert, und wir betreuen den Betrieb.
Wir binden deine Handwerkersoftware, dein Postfach, Kalender und Messenger an, soweit sie eine Schnittstelle haben. Niemand muss ein neues Programm lernen.
Angebote, Rechnungen und Mahnungen legt der Workflow nur vor. Erst wenn du freigibst, geht etwas raus. Jeder Durchlauf lässt sich nachvollziehen.
Wir klären vorab, welche Daten wohin fließen, geben KI-Diensten nur, was nötig ist, und hosten auf Wunsch in der EU – DSGVO-konform dokumentiert.
Wir starten mit dem Ablauf, der dich am meisten Zeit kostet – oft die Angebote –, messen das Ergebnis und erweitern erst dann auf die nächsten Prozesse.
30 Minuten, kostenlos. Du schilderst deine Abläufe – von der Anfrage bis zur Rechnung – und wir sagen dir ehrlich, wo sich Automatisierung lohnt und wo nicht.
Du bekommst einen Ablaufplan mit Umfang, Kosten und erwarteter Entlastung. Erst danach entscheidest du.
Wir bauen den Workflow an deiner echten Software und testen ihn mit echten Anfragen und Aufträgen, bevor er live geht.
Der Workflow läuft. Wir überwachen ihn, passen ihn an, wenn sich etwas ändert, und erklären dir und deinem Team, was dabei passiert.
Nein. Wir bauen um deine Software herum – oft reichen schon Excel, E-Mail und Kalender. Angebote und Rechnungen legt der Workflow in deinem System an, du prüfst und gibst frei. Niemand muss ein neues Programm lernen oder Daten umziehen.
Ja, weil die Workflows prozessbasiert sind und nicht auf einzelne Gewerke zugeschnitten: Anfrage erfassen, Angebot erstellen, Termin abstimmen, Rechnung schreiben. Diese Abläufe sehen in jedem Handwerk ähnlich aus. Positionen und Preise kommen aus deinem Betrieb.
Das hängt vom Umfang ab – deshalb schauen wir vorher im kostenlosen Automatisierungs-Check, welche Abläufe bei dir Sinn ergeben. Danach bekommst du eine Zahl, keine Spanne. Entscheiden musst du erst, wenn du das Konzept in der Hand hältst.
Der erste Workflow – meist die Angebote – ist nach zwei bis vier Wochen live. Danach erweitern wir Schritt für Schritt, wenn das Ergebnis stimmt. Den konkreten Zeitrahmen nennen wir dir im Konzept.
Wir klären vorab, welche Daten wohin fließen, und geben KI-Diensten nur, was nötig ist. Auf Wunsch hosten wir in der EU. Jeder Workflow ist dokumentiert und DSGVO-konform aufgesetzt – auch, damit du Kunden Auskunft geben kannst.
Über mich
Ich unterstütze Unternehmen dabei, wiederkehrende Abläufe sinnvoll mit KI und n8n zu automatisieren – vom ersten passenden Prozess bis zum zuverlässigen Betrieb.
Entscheidend ist der Nutzen im Arbeitsalltag: weniger manuelle Übergaben und mehr Zeit für Aufgaben, bei denen Erfahrung und persönliche Entscheidungen zählen.
Dabei arbeite ich eng mit deinem Team zusammen und dokumentiere jeden Workflow verständlich und nachvollziehbar.
Florian AlbertGründer, kiprozess
Wähl unten einfach einen Termin, der passt: 30 Minuten, in denen wir gemeinsam schauen, wo in deinem Betrieb Zeit im Büro liegen bleibt. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich – danach bekommst du eine ehrliche Einschätzung, ob sich Automatisierung für dich lohnt.
