Check anfragen

Automatisierung für Agenturen

Automatisierung für Agenturen: weniger Routinearbeit, mehr Zeit für Kreation

Wir automatisieren die Routine in deiner Agentur: Kundenreportings bauen sich selbst, Zeiten werden erfasst und abgeglichen, Briefings und Freigaben werden sortiert. In deinen bestehenden Tools – und dein Team entscheidet, wo es um Kundenkontakt oder Geld geht.

Automatisierungs-Check anfragenKostenlos und unverbindlichSo läuft ein Projekt ab
  • Läuft in deinen bestehenden Tools
  • Ehrliche Einschätzung, ob es sich lohnt

Mehr Aufträge sollten mehr Kreation bedeuten – nicht mehr Verwaltung

In Agenturen frisst Routinearbeit die Zeit, die du eigentlich fürs Konzept, den Text und den Kunden brauchst. Jeden Monat wiederkehrend, jedes Mal von Hand erledigt.

  • Kundenreportings entstehen jeden Monat neu

    Zahlen aus Analytics, Ads und Excel von Hand zusammenkopieren, Diagramme nachbauen, Kommentare formulieren. Pro Kunde, jeden Monat, Stunden lang.

  • Zeiterfassung und Abrechnung werden nachgearbeitet

    Stundenzettel am Monatsende rekonstruieren, Leistungen mit Angeboten abgleichen, Diskussionen über vergessene Einträge. Aufwand, den niemand verrechnet.

  • Briefings, Freigaben und Dateien wandern hin und her

    Zwischen Kunden, Team und Tools wird per E-Mail und Chat geschoben, was wo liegt. Übergaben gehen verloren, Feedback kommt in zehn Fäden gleichzeitig.

  • Kundenwissen hängt an einzelnen Personen

    Kontext, bisherige Entscheidungen und Abläufe kennt oft nur die eine Kollegin oder der eine Kollege am Kunden. Fehlt sie oder er, fängt das Team wieder bei null an.

  • Wachstum bedeutet mehr Administration

    Jeder neue Kunde bringt mehr Reporting, mehr Abstimmung, mehr Abrechnung. Ohne Automatisierung musst du dafür Personal einstellen, das kein Mandat bezahlt.

Ein Workflow übernimmt die wiederkehrende Arbeit, ohne dass du deine Tools wechselst.
Rechne nach, was Handarbeit bei dir kostet.

Was kostet dich Reporting und Abrechnung jeden Monat?

Stell die Regler auf deine Werte. Raten ist erlaubt, im Check rechnen wir mit deinen echten Zahlen nach.

25 Std.
55 €
60 %

Mögliche Entlastung pro Jahr

690 Stunden

37.950 Euro

Gerechnet mit 46 Arbeitswochen. Das ist ein Rechenbeispiel auf Basis deiner Annahmen, keine Zusage.

Ergebnis im Check besprechenKostenlos und unverbindlich

KI-Lösungen für Unternehmen

Wir automatisieren die Abläufe in deiner Agentur und setzen KI dort ein, wo Wissen gefragt ist. Zwei Bausteine arbeiten dabei zusammen.

Abläufe, die sich selbst erledigen

Kundenreportings bauen sich aus Analytics-, Ads- und Projektdaten selbst und liegen pünktlich zur Prüfung bereit. Zeiten werden erfasst und mit Angeboten und Leistungen abgeglichen, Briefings werden sortiert, Dateien an den richtigen Ort gelegt. Die Workflows laufen im Hintergrund, ohne dass jemand daran denkt. Bei Freigaben gegenüber Kunden gibt eine Person das letzte Wort.

KI-Assistenten mit deinem Kundenkontext

Wo Wissen gefragt ist, helfen KI-Assistenten, die mit deinen eigenen Unterlagen arbeiten: Briefings, Protokolle, Verträge und bisherige Projekte. Sie beantworten interne Fragen zu einem Kunden, fassen lange Unterlagen zusammen und bereiten Entscheidungen vor. So bleibt Kundenkontext in der Agentur – auch wenn jemand ausfällt oder neu einsteigt.

Automatisierungs-Check anfragenKostenlos und unverbindlich

Vier Abläufe, die wir in Agenturen am häufigsten automatisieren

Vier Einsätze, die wir häufig in Agenturen aufsetzen. Alles läuft mit deinen Unterlagen und in deinen Tools – bei Kundenkontakt und Veröffentlichung gibt dein Team frei.

Chatbot für deine Agentur

Ein interner Assistent, der mit deinen eigenen Unterlagen arbeitet: Briefings, Protokolle, Verträge und bisherige Projekte. Er beantwortet Fragen zum Kundenkontext, findet alte Entscheidungen und Konzepte wieder und entlastet die Kollegin oder den Kollegen, an den bisher alle gefragt haben.

Chatbot für deine Webseite

Ein Chatbot auf deiner Agentur-Webseite, der auf Basis deiner Inhalte antwortet: Leistungen, Cases, Prozess. Er beantwortet Erstanfragen rund um die Uhr, qualifiziert Projekte und leitet ernste Anfragen mit Kontext an dich weiter – statt nur ein Kontaktformular abzubilden.

Contentautomatisierung

Wiederkehrende Content-Aufgaben übernimmt ein Workflow: Blogartikel-Entwürfe aus deinem Material, Social-Media-Varianten aus einem Text, Meta-Beschreibungen und erste Strukturen. Dein Team prüft und überarbeitet – veröffentlicht wird nichts ohne Freigabe.

Automatisierte Analysen

Analysen, die sich regelmäßig von selbst erstellen: Zahlen aus Ads, Analytics und SEO-Tools werden ausgelesen, gegen feste Kriterien geprüft und als Bericht mit Befunden und Prioritäten aufbereitet. Jeden Monat pünktlich, ohne dass jemand Diagramme nachbaut.

Diese Abläufe in deiner Agentur automatisieren wir

Sechs typische Prozesse aus dem Agenturalltag. Links steht, wie es heute oft läuft, rechts, wie der Workflow es übernimmt.

Typische Prozesse: heute und mit KI Automatisierung
ProzessHeuteMit KI Automatisierung
KundenreportingJeden Monat Zahlen aus Analytics, Ads und Excel von Hand zusammentragen und Diagramme nachbauen.Der Workflow zieht die Daten aus deinen Tools, baut das Reporting und legt es zur Prüfung bereit, bevor es rausgeht.
Zeiterfassung und AbrechnungStundenzettel am Monatsende rekonstruieren und Leistungen mit Angeboten von Hand abgleichen.Zeiten werden laufend erfasst und mit Angebot und Leistungsstand abgeglichen. Abweichungen werden markiert statt übersehen.
Briefing und FreigabenUnterlagen kommen per Mail, per Chat und per Link an – und keiner weiß, welche Version gilt.Eingehende Briefings und Dateien werden erkannt, sortiert und dem richtigen Projekt zugeordnet. Freigaben laufen über einen festen Schritt.
AngeboteAngebote aus E-Mail, Notizen und alter Vorlagen von Hand zusammenbauen – jedes Mal neu.Der Workflow baut aus den Anfragedaten und deinen Positionen einen Angebotsentwurf. Du prüfst, passt an und sendest.
Interne Fragen und Kundenkontext„Wie hat der Kunde das damals formuliert?" – Antworten kennt nur die Person, die dabei war.Ein Assistent beantwortet Fragen auf Basis deiner eigenen Briefings, Protokolle und Verträge und verlinkt die Fundstelle.
Rechnungen und BelegeEingangsrechnungen aus dem Postfach abtippen und Toolkosten den Projekten zuordnen.Der Workflow liest Rechnungen aus, gleicht sie ab und legt sie fertig zur Freigabe vor. Toolkosten landen automatisch am richtigen Kunden.

Ihr Ablauf steht nicht dabei? Schildern Sie ihn uns im Check.

Vier Automatisierungen, die wir in Agenturen häufig bauen

Diese Beispiele zeigen, was der Workflow übernimmt und wo deine Leute weiterhin entscheiden. Die Zeitwerte sind Beispielannahmen für typische Volumina.

Kundenreporting baut sich selbst

Monatlich Reportings für jeden Kunden aus Analytics-, Ads- und Projektdaten zusammenzustellen ist Stundenarbeit. Der Workflow ruft die Zahlen aus deinen Tools ab, baut das Reporting nach deinem Aufbau und legt es zur festen Zeit zur Prüfung bereit. Du schaust drauf, ergänzt den Kommentar und gibst es frei.

  • Daten aus Analytics und Ads abrufen
  • Reporting nach deinem Aufbau
  • Abweichungen markieren
  • Pünktlich zur Prüfung bereit
  • Versand erst nach Freigabe

Zeitersparnis pro Monat

83 % weniger Zeit

15 Std. gespart

Heute
18 Std.
Mit Automatisierung
3 Std.

Zeiterfassung abgleichen statt rekonstruieren

Am Monatsende Stundenzettel rekonstruieren und Leistungen mit Angeboten abgleichen kostet Nerven und ist fehleranfällig. Der Workflow erfasst Zeiten laufend, gleicht sie mit Angebot und Leistungsstand ab und meldet Abweichungen, bevor sie zur Diskussion mit dem Kunden werden.

  • Zeiten laufend erfassen
  • Angebot und Leistung abgleichen
  • Abweichungen markieren
  • Monatsabschluss vorbereiten
  • Freigabe vor der Abrechnung

Zeitersparnis pro Monat

83 % weniger Zeit

8,3 Std. gespart

Heute
10 Std.
Mit Automatisierung
1,7 Std.

Briefings sortieren und zuordnen

Kunden schicken Briefings, Feedback und Dateien über mehrere Kanäle. Der Workflow sammelt eingehende Unterlagen an einem Ort, erkennt, zu welchem Projekt sie gehören, sortiert Feedback nach Thema und legt eine Version fest. Dein Team findet, was gilt – ohne Mailbox zu durchwühlen.

  • Unterlagen an einem Ort sammeln
  • Projekt erkennen und zuordnen
  • Feedback nach Thema sortieren
  • Freigabestand festlegen
  • Unklares wird gemeldet

Zeitersparnis pro Monat

83 % weniger Zeit

33,3 Std. gespart

Heute
40 Std.
Mit Automatisierung
6,7 Std.

Angebotsentwürfe aus Anfragedaten

Angebote von Hand aus E-Mail-Notizen und alten Vorlagen zu bauen, dauert Stunden – auch für wiederkehrende Leistungen. Der Workflow baut aus den Anfragedaten und deinen hinterlegten Positionen einen Angebotsentwurf, inklusive Bezug zum bisherigen Kundenkontext. Du prüfst, passt an und sendest ab.

  • Anfragedaten aufbereiten
  • Positionen vorschlagen
  • Kundenkontext einbeziehen
  • Entwurf als Dokument
  • Versand nach Prüfung

Zeitersparnis pro Monat

78 % weniger Zeit

9,3 Std. gespart

Heute
12 Std.
Mit Automatisierung
2,7 Std.

So sieht das in deinem Agenturalltag aus

Monatliches Kundenreporting

Am letzten Werktag des Monats zieht der Workflow die Kampagnendaten aus Google Ads, die Zahlen aus Analytics und die Umsätze aus dem Shop deines Kunden, baut das Reporting nach deinem Aufbau und legt es dir am Morgen zur Prüfung bereit. Du ergänzt die Einordnung, prüfst die Zahlen und gibst frei – statt Diagramme von Hand nachzubauen. Der Workflow sammelt und gliedert nur: Was eine Zahl für den Kunden bedeutet, kommentierst du.

Kundenreporting führt Google Ads, Analytics und Shopdaten zusammen und liegt mit Platz für die eigene Einordnung zur Prüfung bereit.

Briefing für einen Relaunch

Dein Kunde schickt Feedback in drei Mails, zwei Chat-Nachrichten und als kommentierte PDF direkt aus Figma. Der Workflow sammelt alles am Projekt, sortiert die Kommentare nach Seite und Thema und legt fest, welche Version die aktuelle Freigabe ist. Dein Team öffnet eine Übersicht statt fünf Kanäle zu durchsuchen – und kein Feedback geht mehr unter, weil es weiter oben in einem langen Faden lag.

Website-Vorschau und gebündeltes Feedback nach Seite mit markierter aktueller Freigabe.

Zeiterfassung und Monatsabschluss

Zeiten aus Kalendereinträgen und Projekttool werden laufend erfasst und mit dem Angebot abgeglichen. Liegt eine Leistung über dem vereinbarten Umfang, markiert der Workflow sie, bevor die Rechnung rausgeht – du siehst die Abweichung, bevor der Kunde sie sieht. Beim Monatsabschluss bleibt nur noch Prüfung und Freigabe: Das Rekonstruieren von Stundenzetteln am Monatsende entfällt.

Erfasste Projektzeiten werden mit dem Angebotsumfang verglichen; Mehrleistungen sind vor der Freigabe markiert.

Fertige Tools und Vorlagen oder Abläufe nach deinen Prozessen?

Es gibt fertige Reporting-Tools, Zeiterfassung und Automation-Templates für vieles. Sie helfen beim Start, passen aber selten zu deinen Kunden, deinem Tool-Mix und deinem Ablauf. So unterscheidet sich unser Vorgehen.

Fertige Tools und Vorlagen

  • Gleiches Raster für alle Agenturen

    Ein Tool wird eingerichtet, so gut es geht. Deine Kunden, Reportings und Abläufe müssen sich dem Tool anpassen, nicht umgekehrt.

  • Technik ohne Konzept

    Es gibt viele Funktionen, aber niemand klärt vorab, welcher Ablauf in deiner Agentur überhaupt Zeit frisst und sich lohnt.

  • Im Betrieb auf dich allein gestellt

    Läuft eine Schnittstelle nicht mehr oder ein Kunde fordert ein anderes Reporting-Format, suchst du die Lösung selbst.

kiprozess.com

  • Abläufe nach deinen Tools und Prozessen

    Wir bauen den Workflow um deinen Ablauf herum und binden deine bestehenden Tools an – von Analytics und Ads bis zu Figma, MMP und ERP. Niemand muss umziehen.

  • Erst prüfen, dann bauen

    Im Automatisierungs-Check klären wir, welcher Ablauf bei dir den größten Hebel hat. Vor dem Start bekommst du ein Konzept mit Umfang und Kosten.

  • Kontrolle bleibt bei dir

    Reportings an Kunden, Angebote und Rechnungen gehen erst nach Freigabe raus. Jeder Durchlauf wird protokolliert, und wir betreuen den Betrieb.

Automatisierungs-Check anfragenKostenlos und unverbindlich

Vier Regeln, nach denen wir jede Automatisierung in deiner Agentur aufsetzen

Es läuft in deinen Tools

Wir verbinden deine bestehenden Systeme – Analytics, Google Ads, Figma, Projekt-Tools, MMP, ERP und Excel – soweit sie eine Schnittstelle haben. Niemand muss ein neues Programm lernen.

Dein Team gibt frei, was rausgeht

Reportings an Kunden, Angebote und Rechnungen legt der Workflow nur vor. Erst wenn jemand freigibt, geht es raus. Jeder Durchlauf wird protokolliert und lässt sich nachvollziehen.

Kundendaten bleiben geschützt

Kundendaten sind sensibel. Wir klären vorab, welche Daten wohin fließen, trennen Kundenprojekte sauber und hosten auf Wunsch auf Infrastruktur in der EU – DSGVO-konform dokumentiert.

Ein Prozess nach dem anderen

Wir starten mit dem Ablauf, der dir am meisten Zeit kostet – meist das Reporting –, messen das Ergebnis und erweitern erst dann auf die nächsten Prozesse.

Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Workflow in deiner Agentur

Mit Schritt 1 startenKostenlos und unverbindlich

  1. Automatisierungs-Check

    30 Minuten, kostenlos. Du schilderst deine Abläufe – von Reporting bis Abrechnung – und wir sagen dir ehrlich, wo sich Automatisierung lohnt und wo nicht.

  2. Konzept und Angebot

    Du bekommst einen Ablaufplan mit Umfang, Kosten und erwarteter Entlastung für dein Team. Erst danach entscheidest du.

  3. Umsetzung mit deinen Daten

    Wir bauen den Workflow an deinen echten Tools und testen ihn mit Beispielen aus deinem Kundenalltag, bevor er live geht.

  4. Betrieb und Übergabe

    Der Workflow läuft. Wir überwachen ihn, passen ihn an, wenn sich deine Prozesse ändern, und erklären deinem Team, was dabei passiert.

Fragen, die Agenturen zur Automatisierung stellen

Müssen wir unsere Tools wechseln – Figma, Analytics, MMP, ERP?

Nein. Wir automatisieren in deinen bestehenden Tools, nicht statt ihnen. Analytics, Google Ads, Figma, Projekt-Tools, MMPs und ERP-Systeme lassen sich über Schnittstellen oder Datenexporte anbinden. Was deine konkrete Tool-Kette hergibt, prüfen wir im Check anhand deiner echten Systeme.

Kann ein Workflow das monatliche Kundenreporting wirklich übernehmen?

Den Aufbau und das Zusammentragen, ja: Der Workflow ruft die Zahlen aus deinen Tools ab, baut das Reporting nach deinem bisherigen Aufbau und legt es zur festen Zeit zur Prüfung bereit. Die Einordnung – warum eine Zahl steigt oder fällt und was sie für den Kunden bedeutet – kommt von dir oder deinem Team. Der Workflow ersetzt nicht die Analyse, sondern das Abtippen und Diagramme-Bauen drumherum.

Wie läuft Zeiterfassung und Abrechnung automatisiert ab?

Zeiten aus Kalendereinträgen und deinem Projekttool werden laufend erfasst und mit Angebot und Leistungsstand abgeglichen. Liegt eine Leistung über dem vereinbarten Umfang, markiert der Workflow sie, bevor die Rechnung entsteht – du siehst Abweichungen, bevor der Kunde sie sieht. Beim Monatsabschluss bleibt Prüfung und Freigabe, das Rekonstruieren von Stundenzetteln entfällt.

Wie trennt ihr die Daten verschiedener Kunden voneinander?

Sauber von Anfang an: Jeder Workflow arbeitet kundenweise getrennt, und wir klären vorab, wer auf welche Daten Zugriff hat. Interne Assistenten sehen nur die Unterlagen des Projekts, für das sie gebaut sind. Auf Wunsch hosten wir auf Infrastruktur in der EU – und dokumentieren das Setup, damit du deinen Kunden auf Nachfrage Auskunft geben kannst.

Wer gibt frei, wenn Kundenkontakt oder Geld im Spiel ist?

Dein Team. Reportings, Angebote und Rechnungen legt der Workflow nur als Entwurf vor – erst nach Freigabe einer Person gehen sie raus. Bei Unsicherheiten hält der Workflow an und meldet sich, statt zu raten. Jeder Durchlauf wird protokolliert, sodass du nachvollziehen kannst, was wann passiert ist.

Portrait von Florian Albert

Über mich

Die Person hinter kiprozess

Ich unterstütze Unternehmen dabei, wiederkehrende Abläufe sinnvoll mit KI und n8n zu automatisieren – vom ersten passenden Prozess bis zum zuverlässigen Betrieb.

Entscheidend ist der Nutzen im Arbeitsalltag: weniger manuelle Übergaben und mehr Zeit für Aufgaben, bei denen Erfahrung und persönliche Entscheidungen zählen.

Dabei arbeite ich eng mit deinem Team zusammen und dokumentiere jeden Workflow verständlich und nachvollziehbar.

Florian AlbertGründer, kiprozess

Den kostenlosen Automatisierungs-Check direkt buchen

Wähl unten einfach einen Termin, der passt: 30 Minuten, in denen wir gemeinsam schauen, wo in deiner Agentur Zeit liegen bleibt. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich – danach bekommst du eine ehrliche Einschätzung, ob sich Automatisierung für dich lohnt.