Einheitliche Namensgebung
Aus „IMG_2047.pdf“ wird „2026-03-14_Rechnung_Dachser.pdf“: Name und Datum werden aus dem Inhalt übernommen und immer nach demselben Muster aufgebaut.
Dokumenten-Automatisierung
Ablage & Wiederfinden
Automatisch abgelegt, in Sekunden gefunden.
Jedes Dokument bekommt einen einheitlichen Namen und einen festen Platz – abhängig von Kunde, Datum und Dokumententyp. Statt durch verschachtelte Ordner zu graben, tippst du ein paar Wörter in die Suche und hast das Gesuchte in Sekunden.
- Einheitliche Namensgebung
- Eine zentrale Ablage
- Volltextsuche über alles
So funktioniert es
Vom Laufwerk-Chaos zur Ablage, die mitdenkt
Der Workflow legt jedes Dokument so ab, dass du es später ohne Nachdenken wiederfindest.
Zentrale Ablage
Alle Dokumente landen an einem festen Ort – strukturiert nach Kunde, Jahr und Dokumententyp, statt verstreut über Laufwerke, Postfächer und Desktop.
Volltextsuche
Du suchst nach Begriffen aus dem Dokument selbst – Kundenname, Betrag, Stichwort. Jedes PDF und jeder Scan ist sofort auffindbar, egal wer ihn abgelegt hat.
So sieht das bei dir aus
Alltag mit automatischer Ablage
Konkrete Situationen, in denen die Ablage dir Zeit zurückgibt.
- Eine Rechnung kommt per E-Mail rein – sie wird ausgelesen, als „2026-03-14_Rechnung_Dachser.pdf“ benannt und im Kundenordner abgelegt.
- Du suchst „Müller März“ – alle Dokumente des Kunden aus dem März erscheinen sofort, egal wer sie abgelegt hat.
- Deine Vertretung findet alle Verträge eines Kunden über die Suche, ohne dich zwischendurch fragen zu müssen.
- Der Steuerberater fragt nach Belegen – du exportierst das komplette Jahr als ZIP, statt Tage zusammenzutragen.
- Scans aus dem Büro, Anhänge aus dem Postfach, Dateien vom Laptop – alles landet in derselben zentralen Ablage.
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Ablage
Schluss mit Ordner-Archäologie?
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns deine Ablage an und zeigen, wie deine Dokumente einheitlich benannt und sofort suchbar werden.
Kostenloses Erstgespräch