Automatische Zuordnung
Der Workflow erkennt anhand von Nummern, Namen und Inhalten, wohin das Dokument gehört – etwa dem passenden Kunden oder Vorgang.
Dokumenten-Automatisierung
Zuordnung & Übertrag
Erfasste Daten genau da, wo sie hingehören.
Was einmal erfasst ist, wird nicht noch einmal getippt: Der Workflow ordnet jedes Dokument dem richtigen Fall, der richtigen Nummer oder dem richtigen Konto zu und überträgt die Daten direkt in dein System. Du pflegst nichts doppelt und trägst nichts nach – du prüfst nur noch das Ergebnis.
- Direkt in Buchhaltung & CRM
- Keine Doppelpflege
- Unsichere Fälle zur Prüfung
Ablauf
So kommt ein Dokument ins richtige System
Vom erfassten Dokument zum fertigen Eintrag – in drei Schritten, ohne dass du dazwischen tippst.
Übertrag ins Zielsystem
Die erfassten Angaben werden als Buchungssatz, CRM-Eintrag oder Datensatz übernommen – im richtigen Format deines Systems.
Aktualisierung statt Doppelpflege
Ändert sich etwas, wird der bestehende Eintrag aktualisiert statt ein zweiter angelegt – deine Daten bleiben konsistent.
Praxisbeispiele
So sieht das bei dir aus
Konkrete Abläufe aus dem Alltag – so, wie sie nach dem Aufbau bei dir laufen.
- Ein eingegangener Lieferantenbeleg landet als fertiger Buchungssatz in deiner Buchhaltung – inklusive Datum, Betrag und Kostenstelle.
- Eine Kundenanfrage per E-Mail wird zum CRM-Eintrag: Absender, Anliegen und Frist stehen im System, bevor du die Mail überhaupt öffnest.
- Ein Angebot wird automatisch mit der Kundennummer verknüpft – du findest es später ohne Sucherei direkt am richtigen Datensatz.
- Rechnungen werden dem passenden Auftrag zugeordnet, auch wenn die Nummer nur im Anschreiben steht.
- Ändert sich eine Adresse oder ein Betrag, wird der bestehende Eintrag aktualisiert – es entsteht kein zweiter Datensatz.
FAQ
Häufige Fragen zu Zuordnung & Übertrag
Sollen deine Dokumentendaten endlich von allein ankommen?
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns deine Systeme an und finden heraus, welche Überträge dir die meiste Doppelpflege ersparen.
Kostenloses Erstgespräch