Agenten im Mittelstand: Was nach dem Pilotprojekt wirklich passiert

Der Pilot ist der einfache Teil. Ein Team baut in drei Wochen einen Agenten, der Angebote aus E-Mails zieht, das Ergebnis sieht beeindruckend aus, und die Geschäftsführung ist überzeugt. Sechs Monate später läuft das System immer noch auf dem Laptop der Person, die es gebaut hat.

Dieses Muster wiederholt sich so zuverlässig, dass es kein Zufall mehr sein kann. Der Sprung vom Prototyp in den Regelbetrieb scheitert selten an der Modellqualität. Er scheitert an allem, was um das Modell herum fehlt.

Der Pilot misst die falsche Sache

Ein Prototyp beweist, dass eine Aufgabe grundsätzlich lösbar ist. Der Regelbetrieb verlangt etwas anderes: dass sie an fünf von fünf Tagen lösbar ist, auch bei schlechten Eingaben, auch wenn niemand hinschaut. Zwischen 85 % und 99 % Trefferquote liegt kein Feintuning, sondern ein anderes Projekt.

• Wer korrigiert Fehler, wenn der Agent falsch liegt – und wie schnell fällt das überhaupt auf?
• Was passiert bei einem Ausfall der API? Läuft der Prozess weiter oder steht die Abteilung?
• Wer verantwortet die Ergebnisse gegenüber Kunden, Prüfern und Betriebsrat?
• Wie lassen sich Entscheidungen im Nachhinein nachvollziehen?

Was die Ausnahmen anders machen

Die Projekte, die es in den Betrieb schaffen, teilen drei Eigenschaften. Erstens automatisieren sie einen Prozess, der vorher schon dokumentiert war. Zweitens beginnen sie mit einem Menschen im Freigabeschritt und entfernen ihn erst, wenn die Zahlen es erlauben. Drittens haben sie von Tag eins ein Protokoll: jede Entscheidung, jede Eingabe, jede Korrektur wird mitgeschrieben.

Das klingt unspektakulär, und genau das ist der Punkt. Der Unterschied zwischen einem beeindruckenden Piloten und einem produktiven System liegt fast nie in der Modellauswahl. Er liegt in der Frage, ob jemand bereit war, den langweiligen Teil zu bauen.

Ein realistischer Zeitplan

1. Wochen 1–2: Prozess beobachten und in Schritte zerlegen, ohne über Technik zu sprechen.
2. Wochen 3–5: Prototyp mit echten Daten aus der Vergangenheit, nicht mit Beispielen.
3. Wochen 6–10: Schattenbetrieb – der Agent entscheidet mit, aber niemand handelt danach.
4. Ab Woche 11: Teilfreigabe für klar abgegrenzte Fälle, Rest bleibt manuell.

Drei Monate klingen lang für etwas, das im Demo-Video in drei Wochen fertig war. Sie sind der Preis dafür, dass das Ergebnis den ersten Urlaub der zuständigen Person überlebt.