--- title: "Automatisierung für Steuerkanzleien: mehr Zeit für Beratung" description: "Automatisierung für Steuerkanzleien: Posteingang, Belegnachforderung, Bescheidprüfung und Mandantenfragen laufen vor. Mit Blick auf die Verschwiegenheit." canonical: "https://kiprozess.com/automatisierung-fuer-steuerkanzleien" language: "de" site: "https://kiprozess.com" --- Automatisierung für Steuerkanzleien # Automatisierung für Steuerkanzleien: weniger Sortieren und Nachfassen, mehr Zeit für Beratung Wir automatisieren die Routine in deiner Kanzlei: Der Posteingang wird Mandaten zugeordnet, fehlende Belege werden angefordert, Bescheide mit der Erklärung abgeglichen. In deinen bestehenden Programmen – und fachlich entscheidet immer dein Team. [Automatisierungs-Check anfragen Kostenlos und unverbindlich](https://kiprozess.com/automatisierung-fuer-steuerkanzleien#termin) [So läuft ein Projekt ab](https://kiprozess.com/automatisierung-fuer-steuerkanzleien#ablauf) - Läuft neben DATEV und deinen Kanzleiprogrammen - Verschwiegenheit von Anfang an mitgedacht ## Fachkräfte sind knapp – und verbringen zu viel Zeit mit Sortieren In vielen Kanzleien bleibt die Beratung liegen, weil Posteingang, Belege und Rückfragen den Tag füllen. Arbeit, die wichtig ist, aber kein Fachwissen braucht. - **Der Posteingang muss jeden Tag sortiert werden** E-Mails, Uploads und Briefpost kommen ungeordnet an. Jemand muss erkennen, zu welchem Mandat sie gehören und wer sich darum kümmert. - **Belege fehlen und werden mehrfach angefordert** Für die Buchhaltung oder die Erklärung fehlen Unterlagen. Erinnerungen an Mandantinnen und Mandanten schreibt das Team von Hand, oft mehrmals. - **Bescheide werden Zeile für Zeile verglichen** Jeder Steuerbescheid wird mit der eingereichten Erklärung abgeglichen, um Abweichungen und Einspruchsfristen zu erkennen. Viel Prüfarbeit für wenige Funde. - **Dieselben Mandantenfragen kommen immer wieder** „Welche Unterlagen brauchst du noch?", „Wann ist die Frist?", „Wie reiche ich das ein?" Die Antworten kennt das Team, schreiben muss sie trotzdem jemand. - **Wachstum scheitert am Personal** Neue Mandate bringen mehr Verwaltung. Wenn Fachkräfte fehlen, sagst du eher Mandate ab, als dass du die Routine abgeben kannst. Ein Workflow übernimmt die Vorarbeit, die Entscheidung bleibt bei deinem Team. [Rechne nach, was Handarbeit bei dir kostet.](https://kiprozess.com/automatisierung-fuer-steuerkanzleien#rechner) ## Was kostet dich Routinearbeit in deiner Kanzlei heute? Stell die Regler auf deine Werte. Raten ist erlaubt, im Check rechnen wir mit deinen echten Zahlen nach. ## KI-Lösungen für Unternehmen Wir automatisieren die Vorarbeit in deiner Kanzlei und setzen KI dort ein, wo Dokumente gelesen und eingeordnet werden müssen. Zwei Bausteine arbeiten dabei zusammen. ### Abläufe, die sich selbst erledigen Eingänge werden Mandaten zugeordnet, fehlende Unterlagen automatisch angefordert und nachgefasst, Fristen erfasst und Aufgaben an die zuständige Person verteilt. Die Workflows laufen im Hintergrund und legen alles fertig vor. Fachliche Entscheidungen, Buchungen und alles, was ans Finanzamt geht, bleiben bei deinem Team. ### KI-Assistenten, die Dokumente lesen Wo Dokumente verstanden werden müssen, helfen KI-Assistenten: Sie lesen Bescheide, Belege und Schreiben, ziehen die relevanten Angaben heraus und markieren Abweichungen. Sie bereiten vor, sie entscheiden nicht. Was unsicher ist, geht an eine Person, statt dass die KI rät. [Automatisierungs-Check anfragen Kostenlos und unverbindlich](https://kiprozess.com/automatisierung-fuer-steuerkanzleien#termin) ## Leistungen für deine Kanzlei Vier Einsätze, die wir in Kanzleien häufig aufsetzen. Alles läuft mit deinen Unterlagen, und jede fachliche Freigabe bleibt bei deinem Team. ### Posteingang mit Zuordnung E-Mails, Uploads und gescannte Briefpost werden gelesen, dem richtigen Mandat zugeordnet, nach Art sortiert und der zuständigen Person als Aufgabe vorgelegt. Was nicht eindeutig zuzuordnen ist, landet markiert in einer eigenen Liste. ### Belegnachforderung Fehlende Unterlagen werden aus deinen Checklisten erkannt und bei Mandantinnen und Mandanten angefordert, freundlich formuliert und mit Erinnerung. Was eingeht, wird abgehakt. Dein Team sieht auf einen Blick, wo noch etwas fehlt. ### Bescheidprüfung vorbereiten Eingehende Steuerbescheide werden ausgelesen und mit den Werten der Erklärung abgeglichen. Abweichungen und Fristen werden markiert und als Prüfaufgabe angelegt. Ob ein Einspruch sinnvoll ist, entscheidet dein Team. ### Interner Kanzlei-Assistent Ein Assistent, der mit deinen eigenen Arbeitshilfen, Checklisten und Musterschreiben arbeitet. Er beantwortet interne Fragen, findet die passende Vorlage und hilft neuen Kolleginnen und Kollegen beim Einstieg. ## Diese Abläufe in deiner Kanzlei automatisieren wir Sechs typische Prozesse aus dem Kanzleialltag. Links steht, wie es heute oft läuft, rechts, wie der Workflow die Vorarbeit übernimmt. *Typische Prozesse: heute und mit KI Automatisierung* | Prozess | Heute | Mit KI Automatisierung | | --- | --- | --- | | Posteingang | Jede E-Mail und jedes Schreiben öffnen, Mandat suchen, weiterleiten und ablegen. | Der Workflow liest den Eingang, ordnet ihn dem Mandat zu und legt ihn der zuständigen Person als Aufgabe vor. | | Belege anfordern | Fehlende Unterlagen aus Listen heraussuchen und Erinnerungen einzeln schreiben. | Fehlende Belege werden erkannt, angefordert und automatisch nachgefasst, bis sie da sind. | | Bescheidprüfung | Bescheid und Erklärung nebeneinanderlegen und Zeile für Zeile vergleichen. | Die Werte werden abgeglichen, Abweichungen und Einspruchsfrist markiert. Dein Team prüft nur noch die Funde. | | Fristen | Fristen aus Schreiben von Hand in den Kalender übertragen und hoffen, dass nichts fehlt. | Fristen werden aus Bescheiden und Schreiben erkannt, eingetragen und rechtzeitig als Aufgabe gemeldet. | | Mandantenfragen | Dieselben Fragen zu Unterlagen, Fristen und Abläufen immer wieder einzeln beantworten. | Ein Antwortentwurf auf Basis deiner Musterschreiben liegt bereit. Dein Team prüft und sendet. | | Mandatsaufnahme | Neue Mandate mit Fragebögen, Vollmachten und Stammdaten von Hand anlegen. | Unterlagen werden angefordert, Angaben ausgelesen und als fertiger Datensatz zur Prüfung vorgelegt. | Ihr Ablauf steht nicht dabei? [Schildern Sie ihn uns im Check.](https://kiprozess.com/automatisierung-fuer-steuerkanzleien#termin) ## Vier Automatisierungen, die wir in Kanzleien häufig bauen Diese Beispiele zeigen, was der Workflow übernimmt und wo dein Team weiterhin entscheidet. Die Zeitwerte sind Beispielannahmen für typische Volumina. ### Posteingang sortieren und zuordnen Täglich kommen E-Mails, Uploads und gescannte Schreiben an, die jemand lesen, einem Mandat zuordnen und weitergeben muss. Der Workflow erkennt Absender, Mandat und Art des Dokuments, legt es ab und erstellt eine Aufgabe für die zuständige Person. Unklare Eingänge werden gesammelt gemeldet. - Mandat erkennen - Dokumentart bestimmen - Ablage und Aufgabe - Zuständigkeit nach Regeln - Unklares gesammelt melden ### Fehlende Belege anfordern und nachfassen Das Hinterherlaufen bei Unterlagen kostet Zeit und Nerven. Der Workflow gleicht ab, was laut Checkliste fehlt, schreibt Mandantinnen und Mandanten an, erinnert in festen Abständen und hakt ab, was eingeht. Dein Team sieht jederzeit den Stand pro Mandat. - Abgleich mit Checkliste - Anforderung im Kanzleiton - Erinnerungen nach Plan - Eingänge abhaken - Stand pro Mandat ### Steuerbescheide mit der Erklärung abgleichen Jeder Bescheid muss geprüft werden, auch wenn er fast immer stimmt. Der Workflow liest den Bescheid aus, vergleicht die Werte mit der eingereichten Erklärung, markiert Abweichungen und trägt die Einspruchsfrist ein. Die fachliche Prüfung und die Entscheidung über einen Einspruch bleiben bei deinem Team. - Bescheid auslesen - Abgleich mit Erklärung - Abweichungen markieren - Einspruchsfrist eintragen - Entscheidung durch dein Team ### Antwortentwürfe für Mandantenfragen Viele Mandantenanfragen ähneln sich: Unterlagen, Fristen, Abläufe. Der Workflow erkennt die Frage, sucht die passende Antwort in deinen Musterschreiben und Arbeitshilfen und legt einen Entwurf vor. Fachliche Auskünfte formuliert und verantwortet weiterhin dein Team. - Anliegen erkennen - Passendes Musterschreiben finden - Entwurf im Kanzleiton - Fachliches markieren - Versand nach Prüfung ## So sieht das in deiner Kanzlei aus ### Einkommensteuererklärung Ein Mandant schickt seine Belege über alle Kanäle: Fotos per E-Mail, Scans aus dem Kanzleiportal, eine Rechnung noch per Post. Der Workflow liest den Eingang, ordnet jeden Beleg dem richtigen Mandat zu und gleicht ihn mit deiner Checkliste ab. Was fehlt, wird im Kanzleiton angefordert und nach einer Woche freundlich erinnert – dein Team sieht pro Mandat auf einen Blick, was noch offen ist. ### Steuerbescheid Der Einkommensteuerbescheid kommt als PDF vom Finanzamt. Der Workflow liest ihn aus und vergleicht die Werte Zeile für Zeile mit der eingereichten Erklärung. Abweichungen werden markiert, die Einspruchsfrist eingetragen und eine Prüfaufgabe für den zuständigen Kollegen angelegt. Das Team prüft nur noch die Funde – ob ein Einspruch sinnvoll ist, entscheidet die Fachkraft, nicht die KI. ### Jahresabschluss zur Bilanzzeit Kurz vor dem Abschluss des größten Mandanten laufen Unterlagen über E-Mail, Portal und Briefpost gleichzeitig ein. Der Workflow sortiert sie nach Art, hakt sie gegen die Checkliste ab und meldet jeden Morgen den Stand: was da ist, was noch fehlt, was zweimal eingegangen ist. Dein Team beginnt den Tag mit dem Feinschliff statt mit dem Sortieren, und wenn beim Abgleich etwas unklar bleibt, hält der Workflow an und fragt nach. ## Standardfunktionen der Kanzleisoftware oder Abläufe nach deinen Prozessen? Kanzleiprogramme bringen viele Funktionen mit, und die solltest du nutzen. Die Lücken liegen meist dazwischen: im Postfach, beim Nachfassen, zwischen Programmen. So unterscheidet sich unser Vorgehen. ### Nur Standardfunktionen - **Jedes Programm für sich** Postfach, Dokumentenablage, Fristenkalender und Mandantenportal arbeiten getrennt. Was dazwischen liegt, erledigt das Team von Hand. - **Gleiches Raster für alle Kanzleien** Die Software funktioniert so, wie sie gebaut ist. Deine Checklisten, Zuständigkeiten und Abläufe müssen sich anpassen. - **Neue Funktionen ohne Konzept** KI-Funktionen kommen dazu, aber niemand klärt, welcher Ablauf in deiner Kanzlei wirklich Zeit frisst und welche Daten wohin dürfen. ### kiprozess.com - **Abläufe zwischen deinen Programmen** Wir schließen die Lücken zwischen Postfach, Ablage, Kanzleisoftware und Kalender, soweit Schnittstellen oder Exporte es erlauben. Niemand muss umziehen. - **Erst prüfen, dann bauen** Im Automatisierungs-Check klären wir, welcher Ablauf bei dir den größten Hebel hat und welche Daten dafür nötig sind. Vor dem Start bekommst du ein Konzept mit Umfang und Kosten. - **Verantwortung bleibt bei dir** Was ans Finanzamt oder an Mandanten geht, legt der Workflow nur vor. Jeder Durchlauf wird protokolliert, und wir betreuen den Betrieb. [Automatisierungs-Check anfragen Kostenlos und unverbindlich](https://kiprozess.com/automatisierung-fuer-steuerkanzleien#termin) ## Vier Regeln, nach denen wir jede Automatisierung in deiner Kanzlei aufsetzen ### Es läuft neben deinen Programmen Wir binden dein Postfach, deine Dokumentenablage, Kanzleisoftware und Kalender an, soweit sie Schnittstellen oder Exporte bieten. Niemand muss ein neues Programm lernen. ### Fachlich entscheidet dein Team Der Workflow sortiert, liest aus und bereitet vor. Buchungen, Erklärungen, Einsprüche und Auskünfte verantwortet dein Team. Jeder Durchlauf lässt sich nachvollziehen. ### Verschwiegenheit von Anfang an Mandantendaten unterliegen der beruflichen Verschwiegenheit. Wir klären vorab, welche Daten wohin fließen, schließen die nötigen Vereinbarungen mit allen Dienstleistern ab und hosten auf Wunsch auf deiner Infrastruktur oder in der EU. ### Ein Prozess nach dem anderen Wir starten mit dem Ablauf, der dein Team am meisten Zeit kostet – oft der Posteingang –, messen das Ergebnis und erweitern erst dann auf die nächsten Prozesse. ## Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Workflow in deiner Kanzlei [Mit Schritt 1 starten Kostenlos und unverbindlich](https://kiprozess.com/automatisierung-fuer-steuerkanzleien#termin) 1. **Automatisierungs-Check** 30 Minuten, kostenlos. Du schilderst deine Abläufe – von Posteingang bis Bescheidprüfung – und wir sagen dir ehrlich, wo sich Automatisierung lohnt und wo nicht. 2. **Konzept und Angebot** Du bekommst einen Ablaufplan mit Umfang, Kosten, Datenflüssen und erwarteter Entlastung. Erst danach entscheidest du. 3. **Umsetzung mit deinen Daten** Wir bauen den Workflow an deinen echten Programmen und testen ihn mit anonymisierten oder freigegebenen Beispielen, bevor er live geht. 4. **Betrieb und Übergabe** Der Workflow läuft. Wir überwachen ihn, passen ihn an, wenn sich Abläufe ändern, und erklären deinem Team, was dabei passiert. ## Fragen, die Steuerkanzleien zur Automatisierung stellen ### Übernimmt der Workflow auch Buchhaltung und Jahresabschluss? Nein. Der Workflow erledigt die Vorarbeit: Er sortiert den Posteingang, fordert fehlende Belege an, gleicht Bescheide ab und schreibt Antwortentwürfe. Buchungen, Erklärungen und Jahresabschlüsse verantwortet dein Team – der Workflow legt nur vor, was es zur Prüfung braucht. ### Funktioniert das mit DATEV? Wir arbeiten neben DATEV und anderen Kanzleiprogrammen, nicht statt ihnen. Was sich direkt anbinden lässt, hängt von den verfügbaren Schnittstellen und Exporten deiner Programme ab. Das prüfen wir im Check anhand deiner konkreten Ausstattung. ### Wie ist das mit der Verschwiegenheitspflicht vereinbar? Mandantendaten unterliegen der beruflichen Verschwiegenheit, und Dienstleister dürfen nur unter bestimmten Voraussetzungen eingebunden werden. Deshalb klären wir vor dem ersten Workflow, welche Daten wohin fließen, verpflichten alle Beteiligten zur Verschwiegenheit, schließen Verträge zur Auftragsverarbeitung und hosten auf Wunsch auf deiner eigenen Infrastruktur oder in der EU. Die berufsrechtliche Bewertung im Einzelfall bleibt bei dir. ### Was kostet die Automatisierung für unsere Kanzlei? Das hängt davon ab, wie viele Programme beteiligt sind und wie einheitlich eure Abläufe sind. Im kostenlosen Automatisierungs-Check ordnen wir deine Fälle ein. Danach bekommst du ein schriftliches Angebot mit klarem Umfang und Kosten. ### Was passiert, wenn ein Beleg oder Bescheid nicht eindeutig ist? Dann hält der Workflow an und meldet den Fall an dein Team, statt zu raten. Zuordnungen mit weniger Sicherheit landen in einer gesonderten Liste, und du legst fest, ab welcher Sicherheit ein Beleg automatisch zugeordnet werden darf. Jeder Durchlauf ist nachvollziehbar. Über mich ## Die Person hinter kiprozess Ich unterstütze Unternehmen dabei, wiederkehrende Abläufe sinnvoll mit KI und n8n zu automatisieren – vom ersten passenden Prozess bis zum zuverlässigen Betrieb. Entscheidend ist der Nutzen im Arbeitsalltag: weniger manuelle Übergaben und mehr Zeit für Aufgaben, bei denen Erfahrung und persönliche Entscheidungen zählen. Dabei arbeite ich eng mit deinem Team zusammen und dokumentiere jeden Workflow verständlich und nachvollziehbar. Florian Albert Gründer, kiprozess ### Den kostenlosen Automatisierungs-Check direkt buchen Wähl unten einfach einen Termin, der passt: 30 Minuten, in denen wir gemeinsam schauen, wo in deiner Kanzlei Zeit liegen bleibt. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich – danach bekommst du eine ehrliche Einschätzung, ob sich Automatisierung für dich lohnt.