--- title: "Automatisierung für Handwerksbetriebe: Angebote, Termine, Rechnungen | kiprozess" description: "Weniger Papierkram im Handwerksbetrieb: Anfragen erfassen, Angebote aus dem Aufmaß, Rechnungen ohne Abtippen. Läuft mit deiner Software. Kostenloser Check." canonical: "https://kiprozess.com/automatisierung-fuer-handwerksbetriebe" language: "de" site: "https://kiprozess.com" --- Automatisierung für Handwerksbetriebe # Automatisierung für Handwerksbetriebe: weniger Büro am Abend, mehr Zeit auf der Baustelle Wir automatisieren den Bürokram in deinem Betrieb: Anfragen werden erfasst und vorsortiert, Angebote entstehen aus deinen Positionen, Termine und Rechnungen laufen ohne Abtippen. Mit deiner Handwerkersoftware – und du entscheidest, was rausgeht. [Automatisierungs-Check anfragen Kostenlos und unverbindlich](https://kiprozess.com/automatisierung-fuer-handwerksbetriebe#termin) [So läuft ein Projekt ab](https://kiprozess.com/automatisierung-fuer-handwerksbetriebe#ablauf) - Läuft mit deiner Handwerkersoftware - Ehrliche Einschätzung, ob es sich lohnt ## Die Auftragsbücher sind voll – das Büro auch In vielen Betrieben wird tagsüber gearbeitet und abends Papierkram erledigt. Anfragen, Angebote, Termine und Rechnungen bleiben an wenigen Leuten hängen. - **Anfragen kommen über alle Kanäle** Telefon, E-Mail, WhatsApp, Kontaktformular. Wichtige Angaben fehlen, und bis jemand zurückruft, hat der Kunde schon den nächsten Betrieb gefragt. - **Angebote schreibst du am Abend** Aufmaß, Notizen und Fotos von der Baustelle müssen in ein Angebot. Oft dauert das länger als die Besichtigung selbst. - **Termine werden hin und her geschoben** Kunden, Mitarbeitende und Material müssen zusammenpassen. Jede Verschiebung bedeutet Anrufe, Nachrichten und einen neuen Plan. - **Rechnungen und Belege stapeln sich** Stundenzettel, Materialscheine und Lieferantenrechnungen werden von Hand übertragen. Rechnungen gehen später raus, als sie könnten. - **Fachkräfte fehlen, auch im Büro** Eine Bürokraft zu finden ist so schwer wie einen Gesellen. Ohne Entlastung bleibt der Papierkram bei dir. Ein Workflow übernimmt die Routine im Büro, ohne dass du deine Software wechselst. [Rechne nach, was der Papierkram bei dir kostet.](https://kiprozess.com/automatisierung-fuer-handwerksbetriebe#rechner) ## Was kostet dich der Papierkram im Handwerksbüro? Stell die Regler auf deine Werte. Raten ist erlaubt, im Check rechnen wir mit deinen echten Zahlen nach. ## KI-Lösungen für Unternehmen Wir automatisieren die Abläufe im Büro deines Betriebs und setzen KI dort ein, wo Notizen, Fotos und Nachrichten verstanden werden müssen. Zwei Bausteine arbeiten dabei zusammen. ### Abläufe, die sich selbst erledigen Anfragen werden erfasst und vollständig gemacht, Termine bestätigt und erinnert, Stundenzettel und Materialscheine in die Rechnung übernommen, Lieferantenrechnungen ausgelesen. Die Workflows laufen im Hintergrund. Bei Preisen, Angeboten und Rechnungen gibst du das letzte Wort. ### KI-Assistenten, die mitdenken Wo Sprache gefragt ist, helfen KI-Assistenten: Sie machen aus Sprachnachrichten, Notizen und Fotos von der Baustelle einen sauberen Angebotsentwurf mit deinen Positionen, beantworten Standardfragen von Kunden und fassen lange Nachrichtenverläufe zusammen. Was unsicher ist, geht an dich. [Automatisierungs-Check anfragen Kostenlos und unverbindlich](https://kiprozess.com/automatisierung-fuer-handwerksbetriebe#termin) ## Vier Abläufe, die wir in Handwerksbetrieben am häufigsten automatisieren Vier Einsätze, die wir in Handwerksbetrieben häufig aufsetzen. Alles läuft mit deinen Daten und deiner Software – bei Preisen und Rechnungen gibst du frei. ### Anfragen-Assistent Anfragen per E-Mail, Formular oder Messenger werden gesammelt, nach Gewerk und Dringlichkeit sortiert und um fehlende Angaben ergänzt: Adresse, Fotos, Maße, Wunschtermin. Du bekommst eine vollständige Anfrage statt fünf Rückfragen. ### Angebote aus Aufmaß und Notizen Aus Sprachnachricht, Aufmaß und Fotos entsteht ein Angebotsentwurf mit deinen hinterlegten Positionen und Preisen. Du prüfst, passt an und schickst es aus deiner Software raus. ### Termine und Erinnerungen Termine werden bestätigt, am Vortag erinnert und bei Verschiebungen neu abgestimmt. Kunden bekommen rechtzeitig Bescheid, dein Team einen aktuellen Plan. ### Rechnung und Belege Stundenzettel und Materialscheine fließen in den Rechnungsentwurf, Lieferantenrechnungen werden ausgelesen und dem Auftrag zugeordnet. Offene Posten werden freundlich erinnert, nachdem du freigegeben hast. ## Diese Abläufe in deinem Betrieb automatisieren wir Sechs typische Prozesse aus dem Handwerksalltag. Links steht, wie es heute oft läuft, rechts, wie der Workflow es übernimmt. *Typische Prozesse: heute und mit KI Automatisierung* | Prozess | Heute | Mit KI Automatisierung | | --- | --- | --- | | Kundenanfragen | Anfragen aus Telefon, Mail und Messenger auf Zetteln sammeln und für jede Angabe zurückrufen. | Anfragen landen gesammelt an einem Ort, fehlende Angaben und Fotos werden automatisch nachgefragt. | | Angebote | Abends Notizen und Aufmaß abtippen und Positionen aus alten Angeboten zusammensuchen. | Aus Notizen, Aufmaß und Fotos entsteht ein Entwurf mit deinen Positionen. Du prüfst und schickst. | | Nachfassen bei Angeboten | Offene Angebote vergessen, weil niemand Zeit zum Nachtelefonieren hat. | Nach einer festen Frist geht eine freundliche Nachfrage raus. Antworten landen bei dir. | | Termine | Termine telefonisch abstimmen, verschieben und Kunden am Vortag von Hand erinnern. | Bestätigung und Erinnerung laufen automatisch, Verschiebungen werden mit dem Kunden neu abgestimmt. | | Rechnungen | Stundenzettel und Materialscheine sammeln und Positionen in die Rechnung übertragen. | Zeiten und Material fließen in den Rechnungsentwurf. Du prüfst und gibst frei. | | Lieferantenrechnungen | Rechnungen vom Großhandel abtippen und Aufträgen von Hand zuordnen. | Rechnungen werden ausgelesen, mit Bestellungen abgeglichen und dem Auftrag zugeordnet. | Ihr Ablauf steht nicht dabei? [Schildern Sie ihn uns im Check.](https://kiprozess.com/automatisierung-fuer-handwerksbetriebe#termin) ## Vier Automatisierungen, die wir in Handwerksbetrieben häufig bauen Diese Beispiele zeigen, was der Workflow übernimmt und wo du weiterhin entscheidest. Die Zeitwerte sind Beispielannahmen für typische Volumina. ### Anfragen vollständig machen Viele Anfragen kommen ohne Adresse, Maße oder Fotos. Der Workflow sammelt Anfragen aus E-Mail, Formular und Messenger, erkennt, was fehlt, fragt freundlich nach und legt dir eine vollständige Anfrage vor, sortiert nach Gewerk und Dringlichkeit. - Anfragen an einem Ort - Fehlende Angaben nachfragen - Fotos und Maße anfordern - Nach Gewerk sortieren - Vollständig zur Prüfung ### Angebotsentwurf aus Sprachnachricht und Aufmaß Nach der Besichtigung sprichst du kurz ein, was gemacht werden muss, und schickst Aufmaß und Fotos. Der Workflow macht daraus einen Angebotsentwurf mit deinen Positionen und Preisen aus deiner Software. Du prüfst, passt an und schickst ab. - Sprachnachricht auswerten - Aufmaß übernehmen - Deine Positionen und Preise - Entwurf in deiner Software - Versand nach Prüfung ### Termine bestätigen und erinnern Abgestimmte Termine werden dem Kunden bestätigt und am Vortag erinnert. Sagt jemand ab oder muss dein Team verschieben, schlägt der Workflow neue Termine vor und aktualisiert den Plan. Weniger verpasste Termine, weniger Telefonate. - Bestätigung an den Kunden - Erinnerung am Vortag - Neue Termine vorschlagen - Plan aktualisieren - Team informieren ### Rechnungsentwurf aus Zeiten und Material Zwischen Auftragsende und Rechnung vergehen oft Wochen. Der Workflow sammelt Stundenzettel und Materialscheine zum Auftrag, erstellt den Rechnungsentwurf und legt ihn dir vor. Nach deiner Freigabe geht die Rechnung raus, offene Posten werden erinnert. - Zeiten und Material sammeln - Entwurf zum Auftrag - Freigabe durch dich - Versand aus deiner Software - Zahlungserinnerung ## So könnte das für dein Handwerk aussehen ### Elektroinstallation Ein Kunde schickt per WhatsApp ein Foto vom Sicherungskasten und beschreibt knapp, was er will. Der Workflow ergänzt die fehlenden Angaben – Wohnfläche, Zuleitung, gewünschter Termin – und erstellt einen Angebotsentwurf mit deinen Positionen für E-Check und Unterverteilung. Du prüfst die Technik, er schickt ab. So geht das Angebot raus, bevor der Kunde zum nächsten Elektriker weiterklickt. ### Malerbetrieb Nach der Besichtigung sprichst du eine Sprachnachricht: zwei Zimmer, Rauhfaser ab, Tapezierarbeit an einer Wand. Zusammen mit den Fotos vom Aufmaß entsteht der Entwurf mit deinen Positionen pro Quadratmeter. Was im Aufmaß unklar ist, wird markiert – nicht geraten. Du prüfst, passt an und schickst das Angebot aus deiner Software raus. ### Sanitär Nach dem Austausch der Therme fließen Materialschein und Stundenzettel automatisch in die Rechnung – der Kunde bekommt sie innerhalb von Tagen statt Wochen. Die Zahlungserinnerung nach 14 Tagen läuft freundlich und automatisch, nachdem du sie freigegeben hast. Du musst nichts abtippen, aber es geht nichts raus ohne dein Okay. ## Nur Handwerkersoftware oder Abläufe nach deinen Prozessen? Handwerkersoftware ist die Grundlage, und die solltest du behalten. Die Zeit geht meist davor und dazwischen verloren: beim Erfassen, Abtippen und Nachfassen. So unterscheidet sich unser Vorgehen. ### Nur Software, alles andere von Hand - **Daten müssen erst hinein** Die Software kann viel, aber Anfragen, Notizen, Stundenzettel und Rechnungen tippt jemand von Hand ein. - **Gleiches Raster für alle Betriebe** Die Software funktioniert so, wie sie gebaut ist. Dein Gewerk, deine Kunden und deine Abläufe müssen sich anpassen. - **Kein Nachfassen** Offene Angebote, fehlende Angaben und unbezahlte Rechnungen bleiben liegen, wenn niemand daran denkt. ### kiprozess.com - **Abläufe um deine Software herum** Wir verbinden E-Mail, Messenger, Kalender und deine Handwerkersoftware, soweit sie eine Schnittstelle hat. Niemand muss umziehen. - **Erst prüfen, dann bauen** Im Automatisierungs-Check klären wir, welcher Ablauf bei dir den größten Hebel hat. Vor dem Start bekommst du ein Konzept mit Umfang und Kosten. - **Kontrolle bleibt bei dir** Angebote und Rechnungen gehen erst nach deiner Freigabe raus. Jeder Durchlauf wird protokolliert, und wir betreuen den Betrieb. [Automatisierungs-Check anfragen Kostenlos und unverbindlich](https://kiprozess.com/automatisierung-fuer-handwerksbetriebe#termin) ## Vier Regeln, nach denen wir jede Automatisierung in deinem Betrieb aufsetzen ### Es läuft mit deiner Software Wir binden deine Handwerkersoftware, dein Postfach, Kalender und Messenger an, soweit sie eine Schnittstelle haben. Niemand muss ein neues Programm lernen. ### Du gibst frei, was Geld kostet Angebote, Rechnungen und Mahnungen legt der Workflow nur vor. Erst wenn du freigibst, geht etwas raus. Jeder Durchlauf lässt sich nachvollziehen. ### Kundendaten bleiben geschützt Wir klären vorab, welche Daten wohin fließen, geben KI-Diensten nur, was nötig ist, und hosten auf Wunsch in der EU – DSGVO-konform dokumentiert. ### Ein Prozess nach dem anderen Wir starten mit dem Ablauf, der dich am meisten Zeit kostet – oft die Angebote –, messen das Ergebnis und erweitern erst dann auf die nächsten Prozesse. ## Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Workflow in deinem Betrieb [Mit Schritt 1 starten Kostenlos und unverbindlich](https://kiprozess.com/automatisierung-fuer-handwerksbetriebe#termin) 1. **Automatisierungs-Check** 30 Minuten, kostenlos. Du schilderst deine Abläufe – von der Anfrage bis zur Rechnung – und wir sagen dir ehrlich, wo sich Automatisierung lohnt und wo nicht. 2. **Konzept und Angebot** Du bekommst einen Ablaufplan mit Umfang, Kosten und erwarteter Entlastung. Erst danach entscheidest du. 3. **Umsetzung mit deinen Daten** Wir bauen den Workflow an deiner echten Software und testen ihn mit echten Anfragen und Aufträgen, bevor er live geht. 4. **Betrieb und Übergabe** Der Workflow läuft. Wir überwachen ihn, passen ihn an, wenn sich etwas ändert, und erklären dir und deinem Team, was dabei passiert. ## Fragen, die Handwerksbetriebe zur Automatisierung stellen ### Muss ich meine Handwerkersoftware wechseln? Nein. Wir bauen um deine Software herum – oft reichen schon Excel, E-Mail und Kalender. Angebote und Rechnungen legt der Workflow in deinem System an, du prüfst und gibst frei. Niemand muss ein neues Programm lernen oder Daten umziehen. ### Funktioniert das auch für mein Handwerk? Ja, weil die Workflows prozessbasiert sind und nicht auf einzelne Gewerke zugeschnitten: Anfrage erfassen, Angebot erstellen, Termin abstimmen, Rechnung schreiben. Diese Abläufe sehen in jedem Handwerk ähnlich aus. Positionen und Preise kommen aus deinem Betrieb. ### Was kostet das ungefähr? Das hängt vom Umfang ab – deshalb schauen wir vorher im kostenlosen Automatisierungs-Check, welche Abläufe bei dir Sinn ergeben. Danach bekommst du eine Zahl, keine Spanne. Entscheiden musst du erst, wenn du das Konzept in der Hand hältst. ### Wie lange dauert die Umsetzung? Der erste Workflow – meist die Angebote – ist nach zwei bis vier Wochen live. Danach erweitern wir Schritt für Schritt, wenn das Ergebnis stimmt. Den konkreten Zeitrahmen nennen wir dir im Konzept. ### Was ist mit den Kundendaten? Wir klären vorab, welche Daten wohin fließen, und geben KI-Diensten nur, was nötig ist. Auf Wunsch hosten wir in der EU. Jeder Workflow ist dokumentiert und DSGVO-konform aufgesetzt – auch, damit du Kunden Auskunft geben kannst. Über mich ## Die Person hinter kiprozess Ich unterstütze Unternehmen dabei, wiederkehrende Abläufe sinnvoll mit KI und n8n zu automatisieren – vom ersten passenden Prozess bis zum zuverlässigen Betrieb. Entscheidend ist der Nutzen im Arbeitsalltag: weniger manuelle Übergaben und mehr Zeit für Aufgaben, bei denen Erfahrung und persönliche Entscheidungen zählen. Dabei arbeite ich eng mit deinem Team zusammen und dokumentiere jeden Workflow verständlich und nachvollziehbar. Florian Albert Gründer, kiprozess ### Den kostenlosen Automatisierungs-Check direkt buchen Wähl unten einfach einen Termin, der passt: 30 Minuten, in denen wir gemeinsam schauen, wo in deinem Betrieb Zeit im Büro liegen bleibt. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich – danach bekommst du eine ehrliche Einschätzung, ob sich Automatisierung für dich lohnt.